Kirjanpitoilmoitus on tilinpäätökseen lisättävä tieto, joka selventää tai laajentaa sitä lukijan hyödyksi. Kirjanpito muistiinpanot voidaan muotoilla ja esittää useilla eri tavoilla. Useimmissa kirjanpito -ohjelmistoissa on järjestelmä kirjanpitotietojen syöttämiseen, ja ihmiset voivat myös kirjoittaa muistiinpanoja kirjanpitoon ja muihin käsin pidettäviin tietueisiin. Jos kirjanpitoa koskevia huomautuksia on läsnä, on tärkeää tarkistaa ne kirjanpitoaineistoa tarkasteltaessa, koska ne voivat antaa tärkeitä tietoja.
Kirjanpidon perusmuoto on melko jäykkä. Tämä voi luoda tilanteita, joissa on tarvittavaa tietoa, mutta ei sopivaa paikkaa sen sijoittamiseen. Näissä tapauksissa kirjanpitoa koskevaa huomautusta käytetään tietojen toimittamiseen lukijoiden ymmärtämällä tavalla. Nämä muistiinpanot esitetään muun tilin yhteydessä, jotta tiliä tarkistavat ihmiset voivat ottaa ne huomioon.
Kirjanpito -ohjeet voivat tarjota asiayhteyteen liittyviä tietoja, jotka helpottavat kirjanpitomerkintöjen ymmärtämistä. Se voi selittää tai laajentaa tietoa, jotta lukija ymmärtää miksi se on sisällytetty ja miten kirjanpitäjä on saapunut tiettyyn numeroon. Se voi myös antaa tietoja muutoksista, jotka voivat vaikuttaa kirjanpitoon. Luodessaan kirjanpitotietoja ihmiset päättävät, ovatko lisätiedot merkityksellisiä vai eivät, ja voivat halutessaan lisätä kirjanpitoilmoituksen tiedon välittämiseksi.
Toinen kirjanpitoasiakirjan käyttö voi tapahtua suuren yrityksen käyttämässä kirjanpitojärjestelmässä, jossa monilla eri ihmisillä on pääsy tietueisiin ja heidän on pystyttävä kommunikoimaan tietoja. Muistiinpanoja voidaan käyttää seuraamaan vuorovaikutusta tiettyjen asiakkaiden tai yritysten kanssa ja antamaan taustatietoja, jotka voivat olla hyödyllisiä muiden osastojen henkilöille. Esimerkiksi asiakastietue voi sisältää kirjanpitoa koskevan huomautuksen, jossa todetaan, että asiakas työskentelee maksusuunnitelman saamiseksi ajan tasalle tai että osa asiakkaan tilistä on anteeksi annettu eikä sitä enää pidetä maksamattomana.
Joskus kirjanpitokirjaus merkitään pienellä yläindeksinumerolla, joka vastaa raportin ala- tai lopussa olevaa alaviitettä. Muissa tapauksissa kirjanpitoa koskevat huomautukset voidaan syöttää samaan riviin kuin merkintä, jotta ne ovat helpommin nähtävissä. Kirjanpitoa koskevat huomautukset voivat myös tarjota hyödyllistä historiallista kontekstia; historioitsijat saavat paljon enemmän huomautetuista kirjanpitokirjoista kuin suppeat kirjanpitotiedot.