Yleensä kirjanpitotapahtuma näkyy talouskirjassa tai sekkikirjoja tasapainotettaessa, mikä tahansa tapahtuma, joka muuttaa rahoitustaseen saldoa. Tärkeä askel taloudellisen kirjanpidon ylläpitämisessä, kirjanpitotapahtumien kirjaaminen on perusvaihe, jota käytetään rahavirran seurantaan. Useimmat ihmiset, joilla on pankkitili, kirjaavat ainakin joitakin kirjanpitotapahtumia. Kirjanpitäjälle kirjanpitotapahtumat ovat osa kirjanpitojärjestelmää, jonka tarkoituksena on seurata yksittäisen henkilön tai yrityksen taloudellista kehitystä. Kirjanpitotapahtuma voi olla positiivinen tai negatiivinen, mikä osoittaa joko saldon kasvua tai laskua.
Kirjanpitotapahtumat voivat merkitä taloustoimia, jotka ovat joko yrityksen sisäisiä tai ulkoisia. Sisäiset liiketoimet sisältävät rahaa, joka vaihdetaan yrityksen sisällä, ja ulkoiset liiketoimet määrittävät rahat, jotka on käytetty yrityksen ulkopuolella. Jos esimerkiksi vähittäiskaupan työntekijä vuotaa valkaisuainetta työvaatteisiinsa ja saa uusia vaatteita kaupasta, kirjanpitotapahtuma olisi sisäinen tapahtuma. Jos toimistosta loppuu tulostimen väriaine ja joudut ostamaan lisää, tulostimen väriaineen osto olisi negatiivinen ulkoinen kirjanpitotapahtuma. Kun yritys saa maksun, joka lisää sen rahoitustasapainoa, se tarkoittaa positiivista kirjanpitotapahtumaa.
Kaikkien kirjanpitotapahtumien kirjaaminen on välttämätöntä tarkkojen taloudellisten tietojen ylläpitämiseksi. Virhe kirjanpitotapahtumien kirjaamisessa voi aiheuttaa epäilyksiä, hämmennystä ja maksuja, jos valvonta ylittää tilin taloudelliset resurssit ja aiheuttaa tililuoton. Useimmat yksityishenkilöt ja yritykset kirjaavat kirjanpitotapahtumat kirjanpito- tai taloussuunnitteluohjelmistoon, pankkisivustoille tai shekkikirjan saldokirjoihin. Hyvät kirjanpitotapahtumatiedot voivat myös auttaa yritystä poistamaan väärinkäytökset, jos sen tietueet asetetaan kyseenalaiseksi.
Vaikka kirjanpito on selkeä tapa pitää tarkat taloustiedot ja pankkitaseet, jotkut tilinomistajat eivät halua kirjata tapahtumia omalla taloudellisella riskillään. Yksilöt, jotka haluavat välttyä palauttamasta shekkejä pitämättä kirjanpitotapahtumien tarkkaa pääkirjaa, voivat perustaa tilinylityssuojauksen tai pitää tilillään tarpeeksi ylimääräistä rahaa, jotta heillä olisi jonkinlainen taloudellinen löysyys virheen sattuessa. Vaikka tilinylityssuojaus aiheuttaa kustannuksia, se voi estää tilinomistajaa kärsimästä korkeammista kustannuksista, jotka johtuvat hylättyjen tapahtumien, palautuneiden shekkikustannusten tai riittämättömien varojen maksamisesta.
Harvemmin kirjanpitotapahtuma voi tarkoittaa kirjanpitoalan koulutusorganisaation järjestämää tapahtumaa. Nämä tapahtumat ovat yleensä sponsoroituja tapahtumia, joita järjestävät kirjanpito -oppilaitokset tai korkeakoulujen kirjanpito -osastot. Tämän tyyppiset kirjanpitotapahtumat viittaavat usein konferensseihin tai seminaareihin, joissa opetetaan kirjanpidosta, mutta ne voivat viitata myös varainkeruutapahtumiin, joilla järjestetään rahaa kirjanpitokoulutukseen.