Mikä on kirjanpitotietojärjestelmä?

Kirjanpidon tietojärjestelmä on menetelmä ja prosessit, joita yritykset käyttävät ylläpitämään liiketoimintaan tai rahoitustapahtumiin liittyviä tietoja. Historiallisesti tähän järjestelmään kuului paperikirjoja, lehtiä ja muita taloudellisia raportteja. Yritysten omistajat ja kirjanpitäjät olivat vastuussa siitä, että he käyttivät aktiivisesti näitä pääkirjoja ja lehtiä tarkan taloudellisen kirjanpidon ylläpitämiseksi liiketoiminnassaan. Tietotekniikan kehittyminen on antanut yrityksille mahdollisuuden muuttaa tämän kirjanpitotietojärjestelmän automaattiseksi prosessiksi tietokoneita, palvelimia ja kirjanpito -ohjelmistoja käyttäen.

Kirjanpidon sykli on liikkeellepaneva voima useimmissa yrityksen kirjanpitotietojärjestelmissä. Tämä sykli sisältää tapahtumien tunnistamisen ja analysoinnin, päiväkirjamerkintöjen luomisen ja lähettämisen pääkirjaan, kokeilusaldon laatimisen, oikaisutietojen luomisen, oikaistun kokeilutaseen laatimisen, tilinpäätöksen luomisen, tilin viimeistelyn päättävillä kirjauksilla ja lopullisen kokeilusaldon luomisen ja tilinpäätös tilikaudelta. Nämä perusvaiheet auttavat yrityksiä kehittämään kirjanpitotietojärjestelmäänsä, joko manuaalisesti tai tietokoneella.

Kirjanpito -ohjelmistopaketit koostuvat yleensä useista eri moduuleista, jotka perustuvat perinteiseen manuaaliseen kirjanpitoprosessiin. Moduulit sisältävät yleisen kirjanpidon, käyttöomaisuuden, ostovelat, myyntisaamiset, palkanlaskennan ja muut erityismoduulit. Jokainen moduuli luo järjestelmän, jossa yritykset voivat siirtää tietoja kirjanpitojakson vaiheiden läpi. Mahdollisuus siirtää nämä tiedot sähköisesti voi parantaa yrityksen tarkkuutta ja oikea -aikaisuutta raportoida taloudellisia tietoja.

Tietokonepohjaiset kirjanpitojärjestelmät edellyttävät usein, että yrityksen työntekijät keskittyvät enemmän eri liiketoimintaosastoilta kerättyjen tietojen tarkistamiseen liiketoimintatietojen syöttämisen sijaan. Tämän järjestelmän avulla yksittäiset kirjanpitäjät voivat käsitellä enemmän tietoa lyhyemmässä ajassa kuin perinteiset paperikirjat. Kirjanpito -ohjelmistossa voi olla myös automaattisia sisäisiä suojatoimia, jotka tarkistavat taloudellisten tietojen paikkansapitävyyden ja paikkansapitävyyden sisäisen tarkastusprosessin avulla. Tämä prosessi rajoittaa usein perustietojen syöttövirheiden ja muiden järjettömien tietojen määrää pääsemästä kirjanpitotietojärjestelmään.

Yritykset voivat halutessaan käyttää hybriditilinpitojärjestelmää, joka käsittää sekä manuaaliset että tietokonepohjaiset kirjanpitoprosessit. Tilintarkastajan on ehkä tarkastettava tietyntyyppiset liiketoiminta- ja taloudelliset tiedot, kuten toimittajan laskut, palkanlaskennan aikataulut ja sopimussopimukset. Hybridijärjestelmän käyttö voi tarjota paremman tarkasteluprosessin, koska kirjanpitäjät voivat kyseenalaistaa taloudelliset tiedot ja pyytää palautetta ennen tietojen syöttämistä kirjanpitojärjestelmään. Manuaalinen tarkastusprosessi saattaa myös edellyttää yrityksen sisäistä valvontaa. Nämä sisäiset tarkastukset varmistavat, että yrityksen kirjanpito -ohjelmistoon ei syötetä tietoja, jotka ovat epätarkkoja tai edustavat suurempia taloudellisia velvoitteita kuin ennakoitiin.