Kirjanpitotietue on minkä tahansa tyyppinen sähköinen tai paperiversio, joka sisältää tietoja henkilön tai yhteisön taloudellisesta asemasta. Tämän tyyppisiä tietueita käytetään luomaan yksityiskohtaisempia kirjanpitotietueita, kuten pääkirjoja, lehtiä ja muita kirjanpitokirjoja. Näiden asiakirjojen päätehtävänä on luoda tarkka historia kaikista tietyn ajanjakson rahoitustoimista, mukaan lukien saadut tulot sekä asiaankuuluviin menoihin liittyvät maksut. Rahansiirtojen ohella nämä kirjanpidot mahdollistavat myös varojen ja velkojen välisen tasapainon määrittämisen.
Kirjanpitokirjojen laatimis- ja ylläpitoprosessiin sisältyy useita asiakirjoja. Yrityksen laskut ovat yksi perusasiakirjoista, jotka kirjataan ja seurataan pääkirjoissa ja lehdissä. Laskujen avulla on mahdollista seurata mahdollisia tuloja, joita yritys voi kohtuudella ennakoida. Kirjoittamalla laskut ja laskusummat kirjanpitokirjoihin on paljon helpompaa käyttää shekkejä tai muita maksutapoja, jotka asiakkaat maksavat saapuessaan ja saapuessaan ja jotka on valmis talletettavaksi pankkitilille.
Yrityksen tekemiin ostoihin liittyvät laskut ovat myös välttämättömiä tarkkojen kirjanpitokirjojen ylläpitämiseksi. Kuten yrityksen lähettämissä laskuissa, vastaanotetut laskut on kirjattava ostovelatietoihin, mikä helpottaa aikataulun laatimista laskuille. Sekkiä tai maksutapaa, jota käytetään näiden laskujen saldon selvittämiseen, pidetään myös kirjanpitotietueina, ja ne merkitään yleensä ostolaskuihin asianmukaisen laskun yhteydessä.
Kaikkia liiketoimintaan liittyviä rahaliiketapahtumia pidetään jonkin tyyppisinä kirjanpitotietoina. Sekä manuaaliset että sähköiset kopiot säilytetään arkistossa, mikä helpottaa huomattavasti päiväkirjamerkintöjen tarkistamista ja varmistaa, että kaikki tietueet ovat oikeassa järjestyksessä. Kun noudatetaan yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita, on paljon helpompi noutaa asianmukaiset tiedot varoista, velatiedot ja kaikki näiden tietueiden alaryhmät, jotka liittyvät kaikkiin velkoihin tai saamisiin.
Tarkkoja kirjanpitokirjoja on pidettävä jossain muodossa verotuksessa. Tämä pätee sekä yksilöihin että yrityksiin. Keskeisten todistusasiakirjojen kopioiden säilyttäminen voi usein aiheuttaa ongelmia, jos verotarkastus kutsutaan, ja voi johtaa tiettyjen vähennysten kieltämiseen asiakirjojen puutteen vuoksi. Tästä syystä monet yksityishenkilöt ja yritykset käyttävät kirjanpito -ohjelmistoa pitääkseen kaikki merkinnät järjestyksessä, mutta säilyttävät myös kopiot sekistä, laskuista ja muista tositteista, jotka tukevat kirjanpitoon tehtyjä merkintöjä.