Yritykset käyttävät termiä “kirjavarasto” kuvaamaan varaston määrää, jonka pitäisi olla saatavilla yrityksen kirjanpidon mukaan. Kirjavaraston ja todellisen varaston väliset erot on otettava huomioon ja korjattava. Varastonhallinta on suuri ongelma monille suurille yrityksille ja myymälöille, koska suurten varastojen seuranta ja valvonta voi olla vaikeaa. Vähittäiskaupoissa varastonhallinta voi olla erittäin haastavaa kevyiden sormien suojelijoiden ansiosta.
Kirjavaraston määrät saavutetaan kirjanpitotietojen avulla, jotka osoittavat, milloin varastot ostettiin ja myytiin. Vähittäiskaupassa nämä kirjanpitotiedot sisältävät saapuvat tavaralähetykset ja päivittäiset myynnit rekisterin kautta. Varastoissa ja tukkuliikkeissä kirjavarastoa voi joskus olla helpompi valvoa, koska varastotila on suljettu yleisöltä ja varastot yleensä menevät ulos suurina erinä eikä pieninä yksittäisinä ostoksina.
Erilaisia ohjelmistoja on suunniteltu auttamaan yrityksiä seuraamaan kirjavarastoaan. Vähittäiskauppiaille nämä ohjelmat ovat yleensä yhteydessä rekistereiden myyntipistejärjestelmiin, varastotilanteeseen kirjautumisohjelmiin lähetyshuoneisiin ja muihin liiketoiminnan hallintaohjelmiin. Jokainen tuote, joka tulee yritykseen, tarkistetaan tietokoneohjelmaan, ja kun kohde poistuu yrityksestä, se tarkistetaan uudelleen. Keskitetyn ohjelmiston avulla myymälät voivat heti tarkistaa käytettävät tarvikkeet.
Varaston tarkan määrän tunteminen on tärkeää useista syistä. Kirjavarastoa käytetään esimerkiksi yrityksen arvon laskemiseen. Sitä käytetään myös määrittämään, milloin asiat tulisi järjestää uudelleen ja kuinka paljon. Työntekijät luottavat kirjavarastoon kertoakseen, onko jotain varastossa vai ei, jotta he voivat toimittaa sen asiakkaille tai tilata sen niin, että se tulee saataville. Kirjanpitäjät haluavat yleensä myös tarkkoja inventaarioraportteja, koska he käyttävät varastoja ja myyntilukuja taloudellisissa raporteissaan.
Monilla yrityksillä on käytössä järjestelmät kirjanpidon ja todellisen varaston täsmäyttämiseksi. Jotkut vähittäiskaupat käyttävät vuosittain muutaman päivän manuaalisesti esimerkiksi varaston laskemiseen. Kehittyneempiä järjestelmiä, kuten RFID -tunnisteita, voidaan käyttää myös varaston liikkeen seurantaan, erityisesti suurissa varastoissa ja kuljetuskeskuksissa. Työntekijöitä kannustetaan myös ilmoittamaan eroista, jos he havaitsevat ne.