Lääkkeiden ja muiden hoitojen testaamiseen tehdyt kliiniset tutkimukset tuottavat paljon tietoja, jotka on hallittava ja tarkistettava tarkkuuden vuoksi. Kliininen tiedonhallintajärjestelmä on työkalu, jota kokeilijat käyttävät seuratakseen kaikkia näitä tietoja. Nämä järjestelmät voivat olla paperipohjaisia tai sähköisiä, ja joskus niitä hallinnoi ulkopuolinen yritys. Kliinisten tietojenhallintajärjestelmiin kuuluu tyypillisesti tapa seurata kaikkia kliinisen tutkimuksen kohteita, tapa ilmoittaa haittatapahtumista, kalenteri ja tapa tarkastella laboratoriokokeiden tuloksia.
Kliiniset tutkimukset ovat kontrolloituja kokeita, joilla testataan sairauden hoidon tehokkuutta. Kliininen tutkimus toimii yleensä siten, että siinä on kaksi ryhmää – yksi ryhmä, joka ottaa hoidon ja toinen ei. Näiden kahden ryhmän tietoja verrataan sen selvittämiseen, parantuiko hoitoa saava ryhmä enemmän kuin kontrolliryhmä. Tulosten löytämiseksi molempien ryhmien kaikki tiedot on tallennettava huolellisesti ja tarkistettava virheiden varalta. Kliininen tiedonhallintajärjestelmä hoitaa tämän tehtävän.
Kliinisen tutkimuksen tutkijat täyttävät tapausraportit, asiakirjat, jotka tallentavat tiedot jokaisesta tutkittavasta. Nämä tapausraportit lähetetään sähköisesti tai paperilla tietohallinnoijalle, joka syöttää ne järjestelmään. Usein kaksi erillistä henkilöä syöttää saman tietojoukon, ja järjestelmä vertaa näitä tietoja. Tämä auttaa vähentämään virheitä tietojen syöttämisessä. Tallennetut tiedot tarkistetaan loogisten virheiden varalta. Esimerkiksi jos jonkun ikäksi merkitään 240 vuotta, se on todennäköisesti virhe.
Yksi erittäin tärkeä kliinisten tutkimusten tehtävä on testata kokeellisen hoidon haittavaikutuksia. Kliinisen tiedonhallintajärjestelmässä on yleensä sisäänrakennettu moduuli haittatapahtumien raportointia varten. Tämä auttaa tutkijoita seuraamaan, kuinka usein koehenkilöt kokevat tietyn sivuvaikutuksen.
Kliininen tiedonhallintajärjestelmä seuraa myös kaikkia kliinisen tutkimuksen kohteita. Jotkut sähköiset ohjelmat antavat tutkittavien jopa syöttää omia tietojaan. Nämä järjestelmät ovat myös hyödyllisiä tietojen luottamuksellisuuden säilyttämisessä.
Toinen hyödyllinen ominaisuus, jolla monilla kliinisillä tiedonhallintajärjestelmillä on, on kalenteri, joka seuraa kokeellista aikataulua. Esimerkiksi tutkittavan on ehkä otettava tietty lääke joka toinen päivä ja tapaava tutkija kerran viikossa arvioitavaksi. Kliinisen tiedonhallintajärjestelmän avulla koehenkilöt ja tutkijat pysyvät aikataulussa.