Keräysasiakirja, joka tunnetaan myös nimellä keräysasiakirja, on kaikenlainen paperikopio tai sähköinen dokumentaatio, joka liittyy tietyntyyppisiin rahoitustapahtumiin. Yleensä paperin sisältö liittyy jonkinlaisiin etuihin, joita pidetään joko todisteina tavaroiden ja palvelujen omistajuuden siirtymisestä tai joita käytetään kyseisten tuotteiden tarjouskilpailumaksun perusteena. Käytössä voi olla erityyppisiä keräyspapereita, joista joitakin yleisimpiä ovat laskut, rahtikirjat ja vakuutustodistukset.
Yksi helpoimmin tunnistettavista keräyspaperin esimerkeistä on lasku. Tämäntyyppinen asiakirja laaditaan keinoksi tunnistaa rahoitustransaktioon, kuten tavaroiden tai palvelujen hankintaan, liittyvät perustiedot. Vaikka sisällytettyjen yksityiskohtien määrä vaihtelee, tämäntyyppinen keräyspaperi sisältää yleensä sekä ostajan että myyjän nimen ja yhteystiedot, ostettujen tavaroiden kuvauksen ja myyjälle ostoksesta maksettavan summan.
Erilaiset rahtikirjat ovat myös yleisiä esimerkkejä keräyspaperista. Tämä sisältää konossementin, joka on usein valmis tavaroiden mukana ostajan ja myyjän välisessä kuljetuksessa. Samankaltaisessa sovelluksessa lentorahat valmistetaan myös lähetyksille, joihin voi liittyä lentokone-, rautatie- ja muita maantiestrategioita. Lasku, rahtikirja tai konossementti sisältää olennaisia tietoja sen varmistamiseksi, että kuljetettavat tavarat tunnistetaan oikein ja että tavaroiden määräpaikka on selvästi ilmoitettu.
Vakuutustodistus on myös eräänlainen keräyspaperi. Tässä asiakirjassa keskitytään usein todisteiden esittämiseen siitä, että tietynlainen vakuutussuunnitelma kattaa tietyn omaisuuden. Vakuutustodistus vaaditaan usein sekä kotimaisessa että kansainvälisessä kuljetustilanteessa, ja se auttaa varmistamaan, että jonkin katastrofin sattuessa sekä ostajan että myyjän edut on suojattu.
Kaikenlainen keräyspaperi sisältää tietoja, jotka ovat merkityksellisiä asiakirjan tarkoituksen kannalta. Usein sisällön todellinen laajuus riippuu valtiollisista kauppasäännöistä, joita sovelletaan tiettyyn valmistettavaan paperityyppiin. Keräyspaperia laadittaessa on hyvä varmistaa, että asiakirja on voimassa olevien kauppasäännösten mukainen, koska mahdolliset virheet tai laiminlyönnit voivat viivästyttää tapahtuman onnistumista.