Kokousjärjestelmä on tekniikka, jonka avulla kokoukset, konferenssit tai muut kokoontumiset sujuvat sujuvammin, päätyvät molempia osapuolia hyväksyviin päätöksiin tai muutoin saavuttavat tavoitteen. Yrityksille, ryhmille tai viranomaisille on tarjolla monia erilaisia kokousjärjestelmiä, jotka helpottavat tehokkaasti kokouksia. Yrityksen johto päättää usein käytetystä kokousjärjestelmästä tai se hyväksytään ryhmän enemmistöllä. Järjestelmä voi olla rakenteellinen tai strukturoimaton, ja sitä sitovat usein tietyt säännöt ja aikarajoitukset.
”Robertin työjärjestys” on yleinen kokousjärjestelmä, jota käyttävät monet yritykset ja parlamentaariset elimet. Järjestelmä kehitettiin 20 -luvun alussa, ja siinä on useita sääntöjä kokouksen järjestämisestä. Robertin työjärjestyksen mukaan pidetyissä kokouksissa on usein puheenjohtaja tai presidentti, joka valvoo tapahtumia. Säännöt määräävät, kuka saa puhua, kuinka kauan hän saa puhua, miten asioista äänestetään ja mitä tapahtumia järjestetään kokouksessa. Järjestelmää voidaan muokata vastaamaan yrityksen tarpeita, tai sitä käyttävä viranomainen voi muuttaa. Tämän tyyppisen järjestelmän etuna on se, että se usein estää pitkiä keskusteluja monopolistamasta aikaa kokouksissa ja tarjoaa järjestelmällisen prosessin tavoitteiden saavuttamiseksi. Haittana on, että säännöt ovat monimutkaisia ja pitkiä, ja siksi monet työntekijät eivät ehkä tunne koko järjestelmää.
Avoin tila on kokousjärjestelmä, joka on paljon vähemmän jäsennelty ja jota yritys käyttää usein konferenssissa, retriitillä tai jopa viikoittaisessa henkilöstökokouksessa. Tässä järjestelmässä osallistujille tarjotaan alussa tavoite tai useita tavoitteita. Osallistujat jakautuvat sitten ryhmiin ja yrittävät saavuttaa tavoitteen luovien prosessien avulla tapahtuman aikana. Avoimen tilan kokousjärjestelmä houkuttelee tehokkaasti useimmat työntekijät tai osallistujat mukaan prosessiin, mutta tämän järjestelmän rakenteen puute ei välttämättä sovi kaikille yrityksille.
Yritykset, joilla on työntekijöitä useilla maantieteellisillä alueilla, voivat usein käyttää online -kokousjärjestelmää. Verkkosivustojen tai ohjelmistojen avulla henkilö voi järjestää kokouksen Internetin välityksellä. Näissä ohjelmissa on usein äänestysjärjestelmä, jota voidaan käyttää asioiden ratkaisemiseen ja joiden avulla osallistujat voivat osallistua Internet -chatin tai äänitekniikan avulla. Isäntä voi käyttää tätä kokousjärjestelmää mykistääkseen osallistujien puhelut ja päättää tapahtumien järjestyksestä ja kuka voi puhua milloin. Näiden järjestelmien avulla käyttäjät voivat usein tehdä PowerPoint -esityksiä, näyttää videoita ja käyttää näytön jakamistekniikkaa koulutustarkoituksiin ja muiden kokoustavoitteiden saavuttamiseen.