Konferenssin sponsorointi on rahoitusta konferenssikustannusten kattamiseen vastineeksi promootioista, kuten sponsorin nimeämisestä konferenssimateriaaleissa. Tämä voi olla hyvä suhdetoimi yrityksille, jotka ovat kiinnostuneita esittämään positiivisen kuvan yhteisölle, ja se tarjoaa konferenssille arvokasta rahoitusapua. Konferenssin järjestäjät voivat kääntyä sponsorien puoleen pyytääkseen apua tai sponsorit voivat koota ehdotuksen konferenssiksi, jonka he suostuvat sponsoroimaan, ja tehdä yhteistyötä alan ammattilaisten kanssa sen järjestämiseksi.
Yleensä konferenssien sponsorointi jakautuu useisiin eri tasoihin niiden tarjoaman taloudellisen tuen määrästä riippuen. Suuret sponsorit tarjoavat merkittäviä määriä rahoitusta, ja konferenssissa voi olla vain yksi tai ryhmä. Pienemmät sponsorit tarjoavat rahaa, mutta ei niin paljon. Pääsponsorit voivat saada saman laskutuksen kuin itse konferenssi mainosmateriaaleista mainitsemalla mainoksissa, ohjelmissa ja PR -viestinnässä, kuten lehdistötiedotteissa. Alaikäiset sponsorit luetellaan yleensä ohjelmien ja verkkosivustojen kuittauksissa.
Yritykset voivat sponsoroida useita konferensseja tietyn vuoden aikana eri tasoilla, jotta niiden nimet saataisiin paremmin tunnetuksi. Se voi olla hyvä julkinen tiedotuskonferenssi ihmisille, jotka todennäköisesti käyttävät yrityksen tuotteita. esimerkiksi elintarviketeollisuuden yritykset sponsoroivat usein elintarvikenäyttelyitä, ravitsemuskonferensseja ja niin edelleen. Konferenssin sponsorointi voi myös olla toimenpide PR: n korjaamiseksi tai parantamiseksi; teknologiayritys voi esimerkiksi sponsoroida konferenssin, joka käsittelee naisia teknologiassa osoittaakseen olevansa sitoutunut parantamaan naisten mahdollisuuksia tällä alalla.
Järjestäjien, jotka haluavat saada konferenssin sponsorointia, on koottava yksityiskohtainen ehdotus. Ehdotuksessa hahmotellaan suunniteltu konferenssi ja siihen liittyvät tapahtumat, annetaan tietoa läsnä olevista ja näytetään mahdollisille sponsoreille, kuinka heidän rahoituksensa tukisi konferenssia. Se tarjoaa myös tietoa eri sponsorointitasoilla saatavista eduista, kuten maininnat ohjelmassa, niiden logojen näyttäminen konferenssimateriaaleissa ja niin edelleen.
Suuret yritykset saavat tyypillisesti paljon enemmän konferenssiponsoripyyntöjä vuosittain kuin ne voivat ottaa vastaan. Virkamiehet kokoontuvat keskustelemaan pyynnöistä ja valitsemaan lupaavimmat jatkokeskustelua ja lopullista hyväksyntää varten. Jos yritys ei voi tarjota taloudellista tukea, se voi antaa luontoissuorituksina lahjoituksia tunnustuksille ja hyvän imagon ylläpitämiseksi yhteisössä. Hyväntekeväisyystoimintaan osallistuminen antaa verovähennyksiä ja lisää myös myönteisiä näkemyksiä konferenssin sponsoreista.