Konsulilasku kertoo lähetyksen sisällön ja vahvistaa, ettei se sisällä laittomia tai kyseenalaisia tuotteita. Sen laatii konsulivaltuutettu, joka työskentelee tuojamaan konsulaatissa alkuperämaassa. Asiakirja on kirjoitettu tuojamaan käyttämällä kielellä sen varmistamiseksi, että tullivirkailijat voivat lukea ja ymmärtää sen, ja siinä on sinetti, joka vahvistaa sen olevan virallinen. Tällaisia asiakirjoja voidaan vaatia joissakin tuontituotteissa, ja niitä voidaan suositella muissa tapauksissa.
Kansainvälisiä lähetyksiä valmistelevat yritykset tarvitsevat useita asiakirjoja. Jos konsulilasku vaaditaan, heidän on yleensä sovittava tapaaminen virkamiehen kanssa, joka tutkii lähetyksen sisällön ja laatii asiakirjan. Tuojamaa voi vaatia erityislomakkeen käyttöä, jonka sen kansallinen konsulaatti voi antaa. Myös konsulilaskun laatimisesta maksetut maksut merkitään sekaannusten tai kiistojen poistamiseksi.
Tullivirkamiehet käyttävät tätä asiakirjaa määrittäessään lähetykseen liittyvät asianmukaiset tariffit, tullit ja muut maksut. On tärkeää varmistaa, että se on oikein, ja varmistaa, että lomake on täytetty kokonaan. Konsulilaskun ongelmat voivat aiheuttaa viivästyksiä telakalla tai varastossa, jolloin lähetys voidaan pidättää, kunnes ne voidaan ratkaista. Pilaantuvilla tai kriittisillä tuotteilla tämä voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia maahantuojalle.
Valmistautuessaan lähettämään kansainvälisesti yritys voi neuvotella tähän palveluun erikoistuneen kolmannen osapuolen yrityksen tai asianajajan kanssa, jos se ei käsittele tällaisia lähetyksiä säännöllisesti. Jokaisella maalla on omat tuontivaatimukset, ja jos viejä ei täytä niitä, se voi olla vastuussa asiakkaan kuluista. Esimerkiksi konsulilaskun saamatta jättäminen voi johtaa sakkoon, jonka viejä joutuu maksamaan. Samoin, jos lomake on epätäydellinen ja paperityöt on käsiteltävä uudelleen, asiakas voi pitää viejää taloudellisesti vastuussa mahdollisista menetyksistä.
Asiakirja luodaan useita kopioita konsulilaskusta. Yksi tulee liittää lähetykseen ja kaikki muut asiakirjat. Viejät myös yleensä säilyttävät vähintään yhden kopion tiedostoilleen henkilökohtaiseksi viitteeksi laskutuksen ja muun toiminnan yhteydessä. Ne voivat lähettää maahantuojalle lisäkopion sekä muita lähetystä koskevia tietoja. Lähetykseen voidaan myös liittää kopioita säilytettäväksi tullissa ja muilla matkan varrella.