Koulutusvajeanalyysi on mittaus työntekijöiden taitojen tasosta milloin tahansa suhteessa optimaaliseen taitotasoon, jota he tarvitsevat optimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi. Koulutusvajeen arvioinnin syy on auttaa organisaatioita havaitsemaan epäjohdonmukaisuuksia työntekijöiden nykyisessä tuotoksessa. Saamalla käsityksen siitä, millaisia taitoja heidän työntekijöillään on, nämä organisaatiot tietävät, miten käsitellä työntekijöiden jatkokoulutusta.
Kaikki yritykset, joilla on työntekijöitä, joilla ei ole korkeinta osaamista vaadittujen tehtävien suorittamiseen, joutuvat epäedulliseen asemaan. Tällä näkökohdalla on suuri merkitys kilpailluilla markkinoilla, joilla jokainen yritys yrittää ylittää toisen kaikilla osa -alueilla, myös tuottavuudessa. Menetelmät koulutusvajeanalyysin aloittamiseksi ja suorittamiseksi vaihtelevat organisaatioittain. Pienet yritykset, joissa on vain muutama työntekijä, voivat suorittaa koulutusvajearvioinnin yksinkertaisesti tarkkailemalla työntekijöitään. Esimerkiksi vain kolmen työntekijän pienen ruokakaupan omistaja tai johtaja voi helposti seurata työntekijöitään selvittääkseen, toimivatko he parhaalla mahdollisella tavalla.
Tällainen tehtävä on vaikeampi sellaisen suuren vähittäiskaupan johdolle, jolla on yli 50 työntekijää yhdessä toimipisteessä. Tällaisen suuren organisaation työntekijöiden koulutusvajeanalyysi voidaan tehdä käyttämällä kyselyitä tai kyselyitä. Työntekijöitä voidaan pyytää vastaamaan kysymyksiin, ja heitä voidaan sitten arvioida yksilöllisesti vastaustensa analyysin perusteella. Ne voidaan arvioida asteikolla yhdestä kymmeneen kyselyn perusteella.
Organisaatioilla on yleensä harkintavalta päättää milloin he aloittavat koulutusvajeanalyysin. Tämä voidaan tehdä, jos tuotannossa on viiveitä tai jos tuotteiden tai palvelujen laatu on odotettua alhaisempi. Kun yritykset joutuvat palauttamaan tuotteitaan, ne voivat päättää suorittaa koulutusvaje -analyysin osana tutkimuksiaan siitä, miksi viallinen tuote onnistui luiskahtamaan eri osastojen ja suuren yleisön läpi. Esimerkiksi yritys, joka valmistaa syöttötuoleja vauvoille ja pikkulapsille, voi joutua palauttamaan tietyn erän tuotteistaan, koska riski kaatua ja loukkaantua pienille lapsille. Yhtiö voi tutkia, miten tuotteesta tuli viallinen, ja suorittaa myös koulutusvajearvioinnin selvittääkseen, toimiiko kaikki työntekijät parhaalla mahdollisella tavalla. Tällainen arviointi voi olla edeltäjä yrityksen kohoamiselle tai rakenneuudistukselle.