Kustannuksilla tarkoitetaan kuluja, jotka kertyvät tietyn ajan kuluessa, ja ne on dokumentoitava asianmukaisesti kirjanpito- ja talousrekisteriin. Näitä kuluja ei välttämättä makseta niiden toteutumisajan kuluessa, mutta tehokkaat kirjanpitotiedot dokumentoivat nämä kustannukset silloin, kun ne syntyvät sen sijaan, että ne maksettaisiin. Tämä mahdollistaa yrityksen taloudellisen kirjanpidon heijastamaan asianmukaisesti menot, jotka liittyvät todellisten voittojen määrittämiseen liittyviin tuloihin. Kustannukset viittaavat yleensä liiketoiminnan kustannuksiin, kuten yleishyödyllisiin palveluihin, valmistuskustannuksiin ja työntekijöiden palkkoihin.
Termi “syntyneet kustannukset” viittaa tyypillisesti kustannuksiin, jotka yritys on velvollinen maksamaan, eikä kustannuksiin, jotka maksetaan välittömästi. Yksi yksinkertaisimmista esimerkeistä tämän tyyppisistä kuluista on tietyltä yritykseltä säännöllisesti veloitettava sähkölasku, kuten puhelinyrityksen kuukausimaksu. Vaikka yritys toimii tietyn kuukauden ajan, se käyttää puhelinyhtiön palvelua, joka laskuttaa yritystä seuraavana kuukautena. Toimintakuukauden aikana yritys on tuottanut kustannuksia, jotka vastaavat sitä määrää, jonka se veloittaa puhelinpalvelusta.
Vaikka yritys maksaa tämän kulut pois seuraavana kuukautena tai jopa useita kuukausia myöhemmin yrityksen liiketoimintasuunnitelmasta riippuen, sitä pidetään kustannuksena, joka on syntynyt toimintakuukauden aikana. Jotta voidaan tehokkaasti kirjata ja ymmärtää, kuinka paljon voittoa yritys tuottaa, tämäntyyppiset kustannukset kirjataan yhdessä yrityksen tietyn kuukauden tulojen kanssa. Kuun lopussa näitä kuluja voidaan verrata tuloihin, ja näiden lukujen välinen ero määrittää, onko yritys voitollinen vai tappiollinen.
On olemassa monia erityyppisiä kuluja, jotka voidaan luetella kirjanpidossa ”aiheutuneina kustannuksina”. Yrityksen on tyypillisesti maksettava useista eri palveluista ja vastaavista palveluista, kuten sähköstä, puhelinpalvelusta, Internet -yhteydestä, maakaasusta, vedestä, jätehuollosta ja jätevedestä. Yritykset sisällyttävät myös palkat, jotka on maksettava työntekijöille kustannuksina joka kuukausi liiketoiminnan aikana. Valmistava yritys saattaa joutua sisällyttämään raaka -ainekulut, koneiden korjaukset ja muut kulut joka kuukausi, kun taas vähittäiskaupasta saattaa aiheutua myyjä- ja toimituskuluja.