Yleensä kustannustekijä on vain tekijä jonkin prosessin kustannuksissa. Esimerkiksi materiaalien tai laitteiden varastointikustannukset voivat olla kustannustekijä yleisessä tuotannossa. Kustannustekijä voi kuitenkin merkitä eri asioita eri ihmisille. Kirjanpitokentällä kustannuselementillä on erityisiä käyttötarkoituksia eri kirjanpitomalleissa.
Kirjanpitäjät käyttävät joskus ilmausta ”kustannusosa” viittaamaan tiettyyn ”toimintoon” jossakin prosessissa. Tässä tapauksessa kustannustekijöiden tarkastelu auttaa hallitsemaan ja raportoimaan kustannuksia. Tämä on termin yleinen käyttö.
Muissa tilanteissa kustannustekijä voi olla osa toimintaa, jota kutsutaan toimintoperusteiseksi kustannuslaskentaksi. Toimintaperusteinen kustannuslaskenta olettaa, että tuotanto vaatii toimintaa ja että toiminnasta syntyy kustannuksia. Tässä mallissa kirjanpitäjät viittaavat kustannustekijöihin osana sitä, miten toiminta luo kustannuksia liiketoimintajärjestelmässä.
Toimintaperusteinen kustannuslaskenta korvaa yksinkertaisemman työvoimapohjaisen kustannusjärjestelmän tai yksinkertaiset “tuotantoa koskevat” kustannukset. Perinteinen järjestelmä voi ottaa tietyt kustannukset materiaaleista, työstä jne., Ja tarkastella tätä kustannusjoukkoa vastakohtana tuotantomäärälle. Toimintaperusteisissa kustannuksissa se on hieman erilainen. Kirjanpitäjät tunnistavat toiminnot ja katsovat, kuinka tietyillä prosessin osilla on oma hintalappu.
Kirjanpitäjät katsovat toimintoperusteisia kustannuslaskelmia eri tavoin kuin yleisen liiketoimintasuunnitelman aloitteet. Monissa yrityksissä tuotanto ei ole yksinkertainen prosessi. Siellä on asiakaspalvelua, varastointia, materiaalien hankintaa, mainontaa ja paljon muuta. Kaikki nämä asiat edellyttävät yleensä omaa osastoa tai hallintorakennetta. Tämä on osa sitä, miksi toimintoperusteiset kustannukset ovat niin suosittuja.
Osa toimintaperusteista kustannuslaskentaa voi sisältää myös liiketoimintatilojen erilaisten kustannusten tarkastelun. Jos yrityksellä on useita toimipaikkoja, kulujen merkitseminen kustakin sijainnista voi näyttää kirjanpitäjille ja yritysjohtajille enemmän siitä, mikä liiketoiminnan osa on kallein. Kaikessa tässä kustannustekijät muodostuvat sellaiseksi ”etsiväksi työksi”, jota kirjanpitäjät tekevät analysoidakseen liiketoiminnan rahaa maksavia toimintoja.
Innovatiivinen kirjanpito kustannustekijöineen on osa uutta liiketoimintastrategiaa. Monet näistä tehtävistä voidaan suorittaa kehittyneiden ohjelmistojen avulla. Yleinen ”ohjelmistoarkkitehtuuri” auttaa yritysjohtajia hallitsemaan kaikkea monimutkaista tietojenkäsittelyä, joka tapahtuu lähes kaikenlaisessa liiketoiminnassa. Kun ohjelmistot ja muut työkalut tekevät laajemmasta analyysistä helpompaa, kirjanpito voi muuttua yhä monimutkaisemmaksi ja kehittyneemmäksi. Tämän seurauksena liike -elämä oppii käyttämään laajempaa mittareita tarkastellakseen kustannuksia ja tuloja.