Kustannuskirja on asiakirja, jota kirjanpitäjät ja kirjanpitäjät käyttävät yksityiskohtaisesti yhteisön tai yksilön kuluista. Tyypillisesti kuluraportti määrittää tapahtumat, jotka tapahtuvat tietyn ajan, kuten viikon, kuukauden, neljänneksen tai vuoden aikana. Monissa maissa yritykset ovat lain mukaan velvollisia ylläpitämään kuluraportteja, jotta hallitus voi estää ja havaita laitonta toimintaa, kuten rahanpesua tai yritysten kavallusta.
Ne voivat olla kirjan, yksittäisen paperiarkin tai online -asiakirjan tai sovelluksen muodossa. Kuluraportti on yleensä laskentataulukossa, ja asiakirjan yläosassa on useita otsikoita, jotka jakavat taloustoimen useisiin osiin. Tyypillisesti kirjanpidon eri osiin tallennetaan tietoja, kuten suoritettavan maksun tyyppi, maksun vastaanottajan nimi ja tapahtuman päivämäärä. Pääkirja sisältää yleensä myös paikan laskun numeroiden kirjaamista varten sekä sähköisten maksujen viitekoodien tarkistusnumerot.
Pääkirjan on sisällettävä juoksevat kulut yhteensä, ja tämä näkyy yleensä jokaisella rivillä jokaisen kirjattavan kulut vieressä. Kirjanpitäjä vertaa tyypillisesti päivitettyä kulusummaa pankkitiliotteisiin lueteltuihin kuluihin varmistaakseen, että tapahtumat kirjataan oikein. Joissakin tapauksissa tapahtuma voi näkyä kirjanpidossa kauan ennen kuin se näkyy tiliotteessa, koska sekien ja muun tyyppisten tapahtumien käsittely voi kestää useita päiviä. Kirjanpitäjä on yleensä vastuussa maksamattomien tapahtumien tarkastamisesta, kunnes kaikki erät ovat selvittäneet pankin.
Joissakin maissa yritysten omistajat ja yksityishenkilöt voivat vaatia tietyntyyppisiä kuluja verovähennyksinä. Yleensä veroviranomaiset tarvitsevat jonkinlaisia todisteita näiden väitteiden tueksi. Siksi veroviranomaisille toimitetaan joskus kopioita kuluraportista yhdessä tositteiden kanssa, kuten kuitit ja lasku. Joissakin maissa verovirkailijat voivat tarkastaa verovelvolliset edellisiltä verovuosilta. Näin ollen monissa maissa on voimassa lakeja, jotka edellyttävät, että ihmiset säilyttävät rahoitusasiakirjoja, kuten pääkirjoja, arkistossa useita vuosia.
Joskus yritykset ja yksityishenkilöt voivat joutua riitoihin erääntyneistä maksuista. Sekin katoaminen tai väärin suunnattu sähköinen maksu voi johtaa siihen, että palveluntarjoaja ei saa maksua. Yritysten omistajat ja yksityishenkilöt, jotka ylläpitävät kuluraporttia, voivat helposti ratkaista tällaiset ongelmat antamalla palvelulle tietoja, kuten maksun summan ja maksupäivän. Kirjanpitäjät voivat joutua oikeudellisiin ongelmiin sekä veroviranomaisten että muiden myyjien kanssa, kun maksut menetetään tai ne on suunnattu väärin eikä kuluraportteja ylläpidetä.