Kustannuspoolit, jotka tunnetaan myös nimellä kustannuskeskukset, ovat niihin liittyvien kustannusten ryhmiä, jotka kaikki liittyvät johonkin tiettyyn tuotteeseen tai palveluun. Monet yritykset ja korkea -asteen oppilaitokset käyttävät kustannuspohjaa seuratakseen tiettyyn projektiin tai osastoon liittyviä kuluja. Poolin ajatuksena on yhdistää välittömät ja välilliset kustannukset tiettyyn kustannustekijään, mikä helpottaa huomattavasti osaston toiminnasta tai tietyn projektin loppuunsaattamisesta aiheutuvien kulujen kokonaismäärän määrittämistä.
Vaikka kustannusryhmän tarkka rakenne vaihtelee, useimmat organisaatiot haluavat luoda numeerisia jaksoja, jotka voidaan sitten liittää tiettyyn projektiin. Usein yksittäisessä kustannuspoolissa on enintään kymmenen numeroa järjestyksessä, ja tiettyjä näiden numeroiden ryhmiä käytetään takaisin projektiin. Esimerkiksi kustannusryhmän neljä ensimmäistä numeroa voivat tunnistaa tietyn osaston, joka työskentelee projektin parissa, kun taas seuraavat kaksi tunnistavat itse projektin. Viimeiset neljä numeroa liittyisivät tiettyyn hankkeeseen liittyvien kulujen alaryhmään, kuten viestintäkustannuksiin.
Kustannuspoolin luominen mahdollistaa kulujen nopean yhdistämisen oikeaan osastoon ja projektiin. Tästä syystä ei ole epätavallista, että yritysasiakkaat antavat toimittajalle tietyn kustannuspaikan tai poolin numeron, johon viitataan toimitettujen tavaroiden tai palvelujen laskussa. Joukko, joka muodostaa poolin, antaa kirjanpito -osastolle tarvittavat tiedot kulujen veloittamiseksi takaisin oikealle rivikohdalle kirjanpitotietueissa.
Kustannuspoolia voidaan käyttää haluttujen kulujen seurantaan. Esimerkiksi kansallinen myyntijohtaja voisi nimetä kulutuskeskukset tai poolit kullekin lainkäyttövaltaansa kuuluvalle myyntialueelle, mikä mahdollistaa jakokustannusten jakamisen maantieteellisen alueen mukaan. Kustannuspooleja voidaan käyttää myös yksittäisten hankkeiden tiettyjen kuluryhmien tunnistamiseen, jolloin voidaan helposti tunnistaa, kuinka paljon kulutettiin toimistotarvikkeisiin, mitä käytettiin televiestintätarpeisiin, kuten neuvottelupuheluihin, ja kuinka paljon hankkeen budjetista kulutetaan kuluttajakyselyiden tekemiseen.
Kun kustannuspoolia käytetään parhaalla mahdollisella tavalla, se yksinkertaistaa huomattavasti kirjanpitotehtävää. Merkkijono mahdollistaa erilaisten kulujen yhdistämisen tiettyyn projektiin ilman, että sinun tarvitsee viettää paljon aikaa maksun käyttämisen tutkimiseen. Niin kauan kuin kirjanpito -osasto tietää, mikä keskus millekin osastolle tai projektille on osoitettu, on mahdollista soveltaa maksuja nopeasti ja tehokkaasti.