Potilaskertomuksen virkailija on henkilö, joka työskentelee lääkärin vastaanotolla, sairaalassa tai lääketieteellisessä laskutustoimistossa ja vastaa potilastietojen ylläpidosta. Tätä työtä pidetään yleensä lähtötason tehtävänä, ja sairauskertomuksen virkailijalta vaaditaan yleensä vain korkeakoulututkinto tai vastaava. Toimiston koosta riippuen tietueenhoitaja saattaa joutua tarjoamaan asiakaspalvelua myös potilaille.
Päivittäin sairauskertomuksen virkailija voi olla vastuussa siitä, että hän tarkistaa, kenellä potilailla on tapaamisia kyseisenä päivänä, ja vetää kopiot arkistoistaan tai kaavioistaan arkistointijärjestelmästä, jotta lääkäri ja hoitohenkilökunta voivat tutustua koko päivän. Jotkut toimistot säilyttävät kaksoiskopioita lääketieteellisistä asiakirjoista, yhden paperiversion ja toisen tietokoneella. Rekisterinpitäjä saattaa joutua transkriptoimaan lääketieteelliset tiedot digitaaliseen muotoon ja päivittämään niitä tarvittaessa potilastietojen muuttuessa. Lisäksi sairauskertomuksen virkailija voi olla ensimmäinen henkilö, jonka potilas tapaa tullessaan toimistoon, ja virkailija voi olla vastuussa kaavion luomisesta ja potilaan perustietojen, kuten osoitteen, puhelinnumeron ja hätäyhteystietojen, keräämisestä. .
Pienemmässä toimistossa sairaanhoitajan on ehkä vastattava puhelimiin ja avustettava potilaita tapaamisten järjestämisessä. Jotkut voivat myös vastata laskutusta koskeviin kysymyksiin. Suuri osa sairauskertomuksen virkailijan työstä sisältää myös kopioiden tekemisen tietueista ja niiden välittämisen asianmukaisiin paikkoihin. Esimerkiksi vakuutusyhtiöt, sairaalat, muut lääkäriasemat tai potilaat voivat itse pyytää kopioita, jotka on tuotettava nopeasti ja tarkasti. Rekisterinpitäjä on usein vastuussa asiakirjojen kirjaamisesta ulos ja niiden seurannasta, koska potilaan yksityisyys on vakava asia.
Potilaskertomuksen johtajan on ehkä opittava vakuutusyhtiöiden laskutuskoodit ja avustettava lääketieteellisiä laskuttajia vakuutuslomakkeiden laatimisessa. Tietueenhoitaja voi myös syöttää potilaslaboratorioiden tulokset tietueisiin sekä sisällyttää mahdolliset muut tarvittavat lomakkeet, kuten kasvukartat tai allergialistat. Tehtävät voivat vaihdella tarpeen mukaan, ja on tärkeää, että jokainen, joka haluaa tulla kirjastonhoitajaksi, on organisoitu, tehokas ja yksityiskohtainen, jotta tietueet pysyvät paikkansapitävinä. Jotta sinusta tulisi sairauskertomuksen virkailija, saatat joutua työskentelemään lääkärin vastaanotolla tai muussa sairaalassa jonkin aikaa saadaksesi kokemusta ja perehtyneisyyttä käytäntöön. Suurin osa kirjastonhoitajista työskentelee normaalisti kokopäiväisesti, ja monet työnantajat tarjoavat myös etuja.