Laatupiirit ovat yksilöiden ryhmiä, jotka kokoontuvat yhteen arvioidakseen tiettyä toimenpidettä tai menettelyä, määrittääkseen, kuinka hyvin prosessi toimii, ja pyrkivät löytämään keinoja tehostaa tätä toimintoa. Laatuympyrää voidaan käyttää tehokkaasti liiketoimintaympäristössä tai osana voittoa tavoittelemattoman organisaation jatkuvia tarkastuksia. Laatupiirin jäsenet voivat olla organisaation palveluksessa, olla paikallisen oppilaitoksen opiskelijoita tai kuluttajia tai kannattajia, jotka ovat kiinnostuneita organisaation tarjoamista tavaroista tai palveluista.
Liiketoimintaympäristössä laatupiiri on tavallisesti vapaaehtoistyöntekijöiden ryhmä, joka keskittyy tiettyyn toiminnan osa -alueeseen, kuten osastoon. Ryhmä arvioi paitsi tuotettujen tuotteiden nykyistä laatua myös sitä, kuinka tehokkaasti nämä tuotteet luodaan. Osastojen esimies, joka toimii ryhmän johtajana ja avustajana, voi johtaa laatupiiriä. Ei ole epätavallista, että ympyrä valitsee ryhmänjohtajan, joka toimii yhteyshenkilönä ryhmän ja johdon välillä.
Osana tehtäviään laatupiiri tunnistaa ja analysoi kaikki tarkasteltavan alueen näkökohdat, joten on tärkeää tunnistaa sekä vahvuudet että heikkoudet, jotka ryhmän jäsenet näkevät nykyisessä prosessissa. Näin ympyrä voi pohtia tehokkaasti mahdollisia muutoksia tai parannuksia, jotka auttaisivat minimoimaan tai poistamaan nämä heikkoudet ilman, että heillä olisi minkäänlaista kielteistä vaikutusta vahvuuksiksi tunnistettuihin ominaisuuksiin. Yleensä mikään tarkasteltavien toimintojen osa ei ole vapautettu tutkimuksesta ja arvioinnista, mukaan lukien hallintoprosessit, raaka -aineiden valinta tai jopa valmiiden tuotteiden pakkaaminen ja varastointi.
Laatuympyrää voidaan hyödyntää tehokkaasti myös muissa olosuhteissa. Voittoa tavoittelemattomat järjestöt voivat tarjota tukijoille tilaisuuden kokoontua säännöllisesti arvioimaan yhteisön toteuttamia varainhankinta- tai yleisötietoisuushankkeita. Oppilaitoksissa laatupiiri voi antaa arvokasta tietoa ja ehdotuksia koulutusohjelman rakenteesta, yliopisto -osaston organisoinnista tai ehdotuksia mahdollisista tulevista luokkavalinnoista. Kaikissa olosuhteissa laatupiirin perimmäinen tavoite on tunnistaa parannuksia, jotka auttavat organisaatiota jatkamaan kasvuaan ja siirtymään lähemmäksi tavoitteidensa saavuttamista.
Laatupiirin käyttäminen organisaatiossa voi usein auttaa tunnistamaan pieniä asioita, joita on vaikea nähdä muuten. Ryhmän jäsenten asiantuntemuksen hyödyntäminen mahdollistaa sen, että ei vain tunnisteta käsiteltäviä kysymyksiä, vaan myös kehitetään niihin ratkaisuja. Usein tämä prosessi mahdollistaa piirin jäsenten lisätä tuntemustaan ja investointeja yritykseen tai instituutioon ja tuntea, että he antavat positiivisen panoksen organisaatioon.