Mikä on lähetyskirje?

Lähetyskirjeet ovat asiakirjoja, joita käytetään yleisesti kansainvälisen kaupan maailmassa. Lähetyskirjettä käytetään virallisena asiakirjana arvopaperilähetyksen yksityiskohtien hahmottamiseen. Mukana on tietoa ostettujen arvopapereiden luonteesta sekä olennaiset tiedot todellisista kuljetusvälineistä.

Tyypillisessä lähetyskirjeessä kuvataan lähetyksen sisältö riittävän yksityiskohtaisesti, jotta lähetettyjen arvopapereiden tunnistaminen ja todentaminen on helppoa. Samalla kirje sisältää tiedot siitä, kuka arvopaperit lähettää ja kenen on määrä vastaanottaa arvopaperilähetys siirron päättymishetkellä.

Ei ole epätavallista, että lähetyskirjeessä annetaan tiedot lähetyksen lähtöpäivästä, turvalähetysprosessia hoitavan rahdinkuljettajan tai kuriirin nimi sekä lähetyksen arvioitu toimituspäivä. Tiedot voivat sisältää myös lähetys- tai seurantanumeroita, joiden avulla sekä ostaja että myyjä voivat seurata lähetyksen etenemistä kuljetuksen aikana.

Yksi lähetyskirjeen päätehtävistä on antaa tilannekuva tapahtuneesta tapahtumasta. Vaikka lähetyskirje sisältää harvoin tietoja kyseisten arvopapereiden ostohinnasta, se sisältää lähetykseen sisältyvien yksiköiden määrän. Yksityiskohtaiset tiedot sisältävät usein myös lyhyen kuvauksen turvallisuuden tiedoista, mikä helpottaa lähetyksen sisällön tarkistamista laivausreitin varrella olevissa lähtö- ja saapumispaikoissa.

Välityskirjeen käyttö on yleistä monentyyppisissä kansainvälisissä kauppasopimuksissa. Turvalähetyksen ohella lähetyskirje liitetään usein konossementin mukana, jos tavara myydään toimitettavaksi toiseen maahan ostajalle. Lisätty yksityiskohtaisuus voi helpottaa eri tullitarkastuspisteiden käsittelyä huomattavasti ja näin ehkäistä tarpeettomia viivästyksiä tavaroiden toimituksessa.