SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) on joukko sääntöjä tai standardoituja protokollia sähköpostin lähettämiseen ja vastaanottamiseen eri verkkojen, kuten Internetin, kautta. Tietokonetta, joka käyttää SMTP: tä, kutsutaan postipalvelimeksi, ja sen ideaalinen käyttöaika on lähes vakio. SMTP -postipalvelin voi sekä lähettää että vastaanottaa postia, vaikka asiakastasolla yhdistämme SMTP: n lähtevän sähköpostipalvelimeen ja Post Office Protocol 3: n (POP3) saapuvan postin kanssa.
Sähköpostiasiakkaat tarvitsevat lähtevän sähköpostipalvelimen ja POP3- tai saapuvan palvelimen osoitteen postin keräämiseksi ja lähettämiseksi. Internet -palveluntarjoajat (ISP) toimittavat nämä osoitteet asiakkaille tilauksen tai sopimuksen solmimisen yhteydessä, ja myös postipalvelimen osoitteet näkyvät yleisesti Internet -palveluntarjoajien verkkosivuilla. Joissakin tapauksissa sekä lähtevää että saapuvaa postia käsittelee yksi palvelin, kuten posti. [Yourisp] .com; mutta usein lähtevän sähköpostipalvelimen osoite muistuttaa smtp. [yourisp] .com ja saapuva osoite pop3. [yourisp] .com.
Todennus vaaditaan lähtevän sähköpostipalvelimen käyttämiseen, joka koostuu käyttäjän Internet -palveluntarjoajaan liittyvästä käyttäjänimestä ja salasanasta. Tämä suojaa Internet-palveluntarjoajaa käsittelemästä muiden kuin asiakkaiden luomia lähteviä sähköpostiviestejä, mikä voi nopeasti tuhota sen resurssit. Lisäksi todennuksen avulla palvelimen hallinto voi helpommin hallita lähtevän sähköpostipalvelimen toimintaa estääkseen väärinkäytökset, kuten roskapostin ja petokset.
Kun posti on lähetetty lähtevälle sähköpostipalvelimelle, siihen liittyvä SMTP -palvelin lukee sähköpostiviestin otsikot voidakseen välittää viestin määränpäähänsä. Valintaikkuna alkaa itsensä ja reitin seuraavan postipalvelimen välillä. Valintaikkuna muodostuu pyyntö- ja vastausjoukosta, joka siirtää sähköpostin eteenpäin lopulliseen määränpäähänsä. Posti saattaa kulkea useiden välittäjien kautta, ennen kuin se saavuttaa isännän, joka toimii vastaanottajan saapuvan postin palvelimena. Jos matkan varrella ilmenee ongelma, posti voidaan lähettää takaisin jäljittääkseen reitinsä lähettäjälle ja saapuessaan perille.
Web-pohjainen sähköpostipalvelu käyttää omia postipalvelimiaan, jotka toimivat täsmälleen kuten Internet-palveluntarjoajan postipalvelimet. Ainoa ero on, että asiakkaat kirjautuvat verkkosivustolle lukemaan, kirjoittamaan ja lähettämään sähköpostia sen sijaan, että avaisivat henkilökohtaisen sähköpostiohjelman työpöydältä. Verkkoposti, kuten Gmail®, on erittäin suosittu, koska se mahdollistaa postin käytön miltä tahansa tietokoneelta, jolla on Internet -yhteys. Se estää myös viruksia sisältävän postin lataamisen henkilökohtaiselle kiintolevyllesi, kun posti saapuu (ja luetaan) verkkosivuston palvelimelta.
On tärkeää huomata, että sähköpostia on pidettävä julkisena, koska se lähetetään selkeästi. termi, jota käytetään verkon kautta lähetettävään pelkkään tekstiviestintään, jonka kuka tahansa voi lukea. Lähtevän sähköpostipalvelimen, monien välityspalvelimien ja viimeisen saapuvan sähköpostipalvelimen välillä sähköposti on vähemmän yksityinen kuin postikortti, joka lähetetään tavallisen postin kautta, ja enemmän markkinointiin perustuvilla verkkopohjaisilla palveluilla. Vain salattu sähköposti katsotaan yksityiseksi, koska se laitetaan lukemattomaan salaukseen ennen lähettämistä, ja vastaanottaja ei salata sitä saapuessaan. Useimmissa suosituissa sähköpostiohjelmissa on mahdollisuus käyttää kolmannen osapuolen laajennusta sisäänrakennetun salauksen tarjoamiseen, mukaan lukien Microsoft®-sähköpostiohjelmat ja Mozilla® Thunderbird ™.