Läsnäolopalvelua pidetään tärkeänä ensisijaisena tehtävänä, ja se on viestintätekniikoihin rakennettu alusta, jonka avulla käyttäjät voivat syöttää käytettävyystietoja, tallentaa ne ja välittää ne verkkoon. Premium -läsnäolopalvelut tarjoavat käyttäjille erilaisia mahdollisuuksia lähettää käytettävyyttä, nykyisiä toimintoja, sijainteja ja ensisijaisia yhteydenottomenetelmiä. Yleisimmin pikaviesti -alustoilla tunnistetun tekniikan avulla käyttäjät voivat kommunikoida silloin, kun se on kätevää, tietäen jo halutun viestintätavan ja muiden osapuolten saatavuuden. Palvelu ulottuu myös liiketoimintaympäristöön, jossa viestintäsovellukset voivat hyödyntää käyttäjän läsnäoloa välittääkseen kriittistä tietoa käyttäjistä yritysverkossa, mikä on herättänyt sekä kritiikkiä että suosiota.
Tehokkaat läsnäolopalvelut sisältävät laajan valikoiman vaihtoehtoja ja edistävät monenlaisia viestintään liittyviä tehtäviä. Yleensä esimerkiksi palvelu tukee monenlaisia laitteita ja käyttää keskusjärjestelmää yksittäisten ja organisaatiokäytäntöjen hallintaan, useimmiten palvelimella. Vaikka läsnäolopalvelu tunnetaan parhaiten pikaviestipalveluissa, se voi ulottua myös äänipuheluihin tai lähes mihin tahansa muuhun viestintämuotoon. Läsnäolopalvelu voi helpottaa myös neuvottelupuheluita, videoneuvotteluja ja yhtenäisiä viestipalveluja.
Palvelimet eivät kuitenkaan aina ole vaatimus. Organisaatiot voivat myös ottaa läsnäolopalvelun käyttöön suorana viestintäyhteytenä käyttäjien välillä. Tästä on hyötyä pienissä verkoissa, joissa ei ole paljon käyttäjiä, tai tapauksissa, joissa käyttäjät aloittavat suoria yhteyksiä, kuten puhelinlinjan kautta. Tällöin läsnäolopalvelu ilmenee varattu -signaalina tai tallenteena, joka ilmoittaa, että osapuoli ei ole käytettävissä, jos hän ei pääse puhelimeen.
Esityspalvelu voi auttaa liiketoimintaprosesseja ja asiakaspalveluosastoja toimimaan tehokkaammin. Tällaisilla ominaisuuksilla organisaatiot voivat eliminoida ajanhukan, joka liittyy toimintoihin, jotka tunnetaan nimellä “puhelin -tunniste” tai “sähköpostitunniste”, jossa osapuolet vaihtavat yrityksiä ottaa yhteyttä toisiinsa ottamatta koskaan yhteyttä suoraan. Luotettavien läsnäolopalvelujen avulla työntekijät voivat nopeasti arvioida, milloin muita käyttäjiä on käytettävissä, ja reagoida sen mukaisesti. Esimerkkinä voidaan mainita, että jos osastopäällikön on järjestettävä nopea kokous, hän voi tarkistaa verkosta, mitkä työntekijät ovat käytettävissä ja miten heidät tavoittaa. Tämän jälkeen johtaja voi pyytää vain niitä, jotka ovat käytettävissä, mutta ei keskeytä kiireisiä.
Vaikka läsnäolopalvelulla on monia etuja, on myös kritiikkiä. Yksityisyys on suuri huolenaihe tällaista tekniikkaa hyödyntävien verkkojen käyttäjille. Esimerkiksi jos työntekijällä on vapaapäivä ja organisaatiopolitiikka määrää sen, järjestelmä saattaa antaa hänen kotipuhelinnumeronsa ja ilmoittaa hänen asemansa. Tällaiset skenaariot helpottavat muiden työntekijöiden aloittamista yhteydenpidossa keskustellakseen työtehtävistä ja mahdollisesti häiritsemällä yksityistilaisuuksia.
Verkostoitumisen lisääntyminen ja luottamus reaaliaikaiseen tietoon ja kommunikaatioon ovat siksi läsnäolopalvelua, jota pidetään monina ihmisinä tukipilarina, joka on rakennettu monien viestintätekniikoiden perustaksi. Asiantuntijat odottivat tämän trendin jatkuvan vuodesta 2011 lähtien. Muutoksia saatetaan tehdä vastauksena sosiaalisiin huolenaiheisiin, kuten yksityisyyteen, mutta sen katsottiin todennäköisesti vaikuttavan organisaatiopolitiikkaan eikä itse tekniikkaan.