Mikä on liiketoimintaprosessien automaatio?

Liiketoimintaprosessien automaatio eli BPA on strategia, jota käytetään optimoimaan ja virtaviivaistamaan yrityksen toiminnassa käytettävät keskeiset prosessit käyttämällä uusinta tekniikkaa näiden prosessien suorittamiseen liittyvien toimintojen automatisoimiseksi. BPA: n ajatuksena on antaa yritykselle suurin hyöty käyttämällä kaikkia käytettävissä olevia resursseja parhaalla mahdollisella tavalla ja pitäen samalla toimintakustannukset mahdollisimman alhaisina. Tämä auttaa yritystä tuottamaan suurempia voittoja ja saavuttamaan vakauden tason, jota olisi vaikea toteuttaa ilman automaatiota.

Vaikka liiketoimintaprosessien automaatioon on olemassa useita erilaisia ​​lähestymistapoja, useimmissa strategioissa määritetään kolme olennaista vaihetta, jotka on suoritettava, jotta automatisointi onnistuu. Ensimmäinen vaihe tunnetaan orkestrointina. Tämän vaiheen aikana esimiehet työskentelevät automaatioammattilaisten, kuten tietotekniikan kehittäjien, kanssa arvioidakseen liiketoiminnan tarpeita, tutkiakseen liiketoiminnan kunkin sektorin erityispiirteitä ja tunnistaakseen, missä tekniikka voi virtaviivaistaa kullakin alalla . Orkestroinnin aikana kaikki osapuolet pyrkivät myös määrittämään, miten kukin ala voidaan yhdistää tehokkaammin oikean laitteiston ja ohjelmiston avulla, ja niillä voi puolestaan ​​olla myönteinen vaikutus kokonaistuotantoon. Täällä automaatiostrategia määritellään ja valmistellaan toteutettavaksi yrityskulttuurissa.

Orkestroinnin jälkeen liiketoimintaprosessien automaation seuraava vaihe tunnetaan integraationa. Tässä vaiheessa yrityksen jokainen osasto tutustuu vähitellen uuteen tekniikkaan. Kun edistysaskeleet ovat paikoillaan ja toimivat, käsitellään toteutusprosessin seuraavaa osastoa, joka jatkuu, kunnes kaikki yrityksen alat eivät ole mukana automaatiossa. Tämä asteittainen lähestymistapa mahdollistaa nopean tunnistamisen ja toteuttamisen odottamattomista toiminnallisista ongelmista, jotka toteutuvat kullakin osastotasolla, ennen kuin laajennetaan automaatio kattamaan lisää osastoja. Ihannetapauksessa tämä tarkoittaa sitä, että kun käyttöönotto on valmis, jokainen osasto reagoi myönteisesti ja lisää tuottavuutta uusien automatisoitujen prosessien seurauksena.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin viimeistä vaihetta kutsutaan joskus dynaamiseksi integroimiseksi tai suorittamiseksi. Tämä on vaihe, jossa kunkin osaston nykyiset automaattiset prosessit integroidaan edelleen tietojen toimittamiseksi muille osastoille. Esimerkiksi täysin toimivassa liiketoimintaprosessien automatisointitilanteessa myyntiosaston tiedot siirtyvät automaattisesti myyntisaamisiin, jotka puolestaan ​​jakavat laskutettujen tilausten tiedot myynnin, eri hallintotasojen ja muiden organisaation sisällä olevien henkilöiden kanssa, jotka tarvitsevat pääsyn kyseisiin tietoihin . Tämän tason toteutus luo myös kaksisuuntaisen tietovirran, jonka avulla myyjät ja myyntipäälliköt voivat helposti saada tietoja asiakkaidensa tekemistä tilauksista, mukaan lukien lähetys-, laskutus- ja laskutuspäivämäärät.

Kaiken kokoiset yritykset voivat hyötyä liiketoimintaprosessien automaatiosta. Jos oletetaan, että automatisoidut prosessit auttavat suorittamaan toimintoja manuaalisia prosesseja tehokkaammin, yritys alentaa käyttökustannuksia ja pystyy tarjoamaan tuotteen halvemmalla. Tämä puolestaan ​​tarkoittaa, että jokaisesta myydystä yksiköstä ansaitaan enemmän voittoa, mikä on tärkeä tekijä lähes minkä tahansa liikeyrityksen menestymiselle.