Lomake W-9 on Yhdysvaltain valtiovarainministeriön sisäisen tuloviraston (IRS) myöntämä asiakirja, jota käytetään, kun henkilön tai yrityksen on pyydettävä veronmaksajan tunnistenumero (TIN), vapautushakemuksia ja erityisiä todistuksia henkilöltä, yritykseltä, säätiöltä tai kiinteistöltä Yhdysvalloissa Lomake on täytettävä ja palautettava pyynnön esittäneelle henkilölle tai yritykselle, joka on käyttänyt tietoja verotuksen tekemiseen. Lomaketta W-9 ei jätetä IRS: lle. Yksi yleisimmistä tapauksista, kun tätä lomaketta käytetään, on silloin, kun henkilö on tarjonnut palvelunsa itsenäisenä urakoitsijana tai freelancerina, ja henkilö tai yritys, jolle hän työskenteli, tarvitsee TIN -numeronsa ilmoittaakseen maksut IRS.
Perustiedot
Tämä lomake, joka joskus kirjoitetaan väärin lomakkeeksi W9, pyytää ensin tietoja, kuten henkilön tai yhteisön nimen ja osoitteen. Siellä on kohta, jossa valintaruutu on valittava osoittamaan, minkä tyyppinen henkilö tai yhteisö täyttää lomakkeen, kuten sijoitusrahasto tai omaisuus, yksityishenkilö, yhteisö, yhtiö tai vapautettu maksunsaaja. Joidenkin yritystyyppien erityinen luokitus on myös ilmoitettava.
Verovelvollisen tunnistenumero
Lomakkeen seuraava osa täyttää ensisijaisen tarkoituksensa, koska siellä henkilön tai yhteisön on annettava veronmaksajan tunnusnumero. Yksilölle tämä on yleensä hänen sosiaaliturvatunnuksensa. Jos hän on kuitenkin ulkomailla asuva ulkomaalainen, se on hänen henkilökohtainen verotunnisteensa (ITIN). Yrityksen tai muun yhteisön TIN on työnantajan tunnistenumero (EIN). Yksinyrittäjä, jolla on EIN, voi syöttää joko kyseisen numeron tai sosiaaliturvatunnuksensa.
Certification
Seuraavassa osassa henkilö tai yhteisö voi vahvistaa, että tietyt asiat ovat totta. Ensimmäinen on se, että luettelossa oleva TIN -numero on oikea tai että uusi TIN -numero on parhaillaan myönnettävä. Seuraavaksi henkilöön tai yhteisöön ei sovelleta varaveroa, mutta tämä raja on yliviivattava, jos se ei pidä paikkaansa. Kolmanneksi henkilö tai yhteisö on Yhdysvaltain kansalainen tai muu Yhdysvaltain henkilö IRS: n määritelmän mukaisesti, mukaan lukien asuva ulkomaalainen, yritys, kiinteistö tai erityinen luottamusmuoto. Allekirjoitus ja päivämäärä vaaditaan useimmissa tapauksissa.
Joissakin tapauksissa allekirjoitusta ei vaadita tai tämän kohdan toinen kohta on yliviivattu. Lomake sisältää ohjeet, jotka osoittavat, kuinka tämä kohta on täytettävä oikein. Useita tilanteita, joissa on erityisiä ohjeita tähän osioon, ovat esimerkiksi silloin, kun lomaketta käytetään kiinteistökauppoihin, korkoihin tai välittäjätileihin, kiinnityskorkoihin, velkojen peruuttamiseen tai yksittäiselle eläketilille (IRA) suoritettaviin maksuihin.
Käyttää
Pyynnön esittäjä käyttää lomakkeeseen W-9 kerättyjä tietoja muodostaakseen lomakkeen 1099. A 1099 kertoo rahat, jotka maksettiin henkilölle tai yhteisölle verovuoden aikana. Tämä lomake lähetetään henkilölle tai yhteisölle ja jätetään IRS: lle. Pyynnön esittäjä voi käyttää korvaavaa lomaketta W-9, jos se on olennaisesti samanlainen kuin IRS: n myöntämä lomake. Jos näin on, henkilön tai yhteisön on täytettävä korvaava lomake W-9-lomakkeen sijasta.
Veroja ei pidätetty
Toisin kuin lomake W-4, jota työntekijät käyttävät hyväksyäkseen automaattisen veronpidätyksen palkoistaan, W-9: n täyttäminen ei aiheuta verojen tai sosiaaliturvamaksujen pidättämistä. Esimerkiksi riippumaton urakoitsija on yksin vastuussa tuloistaan koko verosta. Näin ollen riippumattomalle toimeksisaajalle suoritettavia maksuja ei pidätetä. Maksaja ilmoittaa lomakkeella 1099, kuinka paljon maksettiin vuoden aikana, ja riippumattoman urakoitsijan on maksettava verot.
Muut tilanteet
Joissakin tapauksissa henkilö tai yritys voi pyytää lomakkeen W-9 täyttämistä, mutta hänen ei tarvitse käyttää tietoja tai lähettää lomaketta 1099. Jos verovuoden aikana suoritetut maksut olivat alle tietyn summan, esimerkiksi lomaketta 1099 ei tarvitse jättää. Riippumattomien alihankkijoiden vähimmäismäärä oli 600 dollaria Yhdysvaltain dollareina vuodesta 2012. Jotkin maksutyypit on vapautettu raportointivelvollisuudesta myös 1099: ssä. Yksityiskohtaiset ohjeet ja kaikki lomakkeet ovat saatavilla IRS: n verkkosivuilla.