Luettelon ylläpito on prosessi, joka pitää minkä tahansa tyyppisen luettelon ajan tasalla. Yritykset toimivat useilla luetteloilla koko yritysrakenteessa, ja asiakasluettelot ja hyväksyttyjen toimittajien luettelot ovat kaksi erinomaista esimerkkiä. Yleinen luettelon ylläpidon käsite koskee näiden ja muiden yhtiön omistamien tärkeiden luettelojen pitämistä mahdollisimman tarkina ja oikea -aikaisina. Tämä tarkoittaa, että näiden luetteloiden ylläpitäminen on jatkuva toiminta, joka on suoritettava säännöllisin väliajoin.
Luettelon ylläpitoprosessin aikana tapahtuu kolme perustyyppistä toimintaa tai tapahtumaa. Ensimmäinen toiminto tunnetaan lisäyksenä. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että luetteloon liittyvät uudet tiedot lisätään. Jos yritys esimerkiksi tekee sopimuksen uuden toimittajan kanssa, kyseinen toimittaja lisätään hyväksyttyjen toimittajien luetteloon, joka sisältää usein tärkeitä tietoja, kuten avainyhteyshenkilöiden nimet ja sijainnit, sopimuksen alkamis- ja päättymispäivät sekä kaikki muut tiedot, jotka ovat tarpeen palvelujen asianmukaiseksi toimittamiseksi kyseiselle asiakkaalle.
Toista tyyppistä tapahtumaa tai toimintaa, joka tapahtuu luettelon ylläpidon aikana, kutsutaan poistamiseksi tai poistamiseksi. Tässä tapauksessa aiemmin luetteloon sisältyneet tiedot poistetaan tai poistetaan. Jos asiakas päättää sulkea tilinsä ja suorittaa kaikki erääntyneet saldot kokonaan, kyseinen tili poistetaan aktiivisten asiakkaiden luettelosta. Jotkut yritykset yksinkertaisesti hylkäävät nämä tiedot, toiset ottavat poistetut asiakastiedot ja arkistoivat tiedot entisille asiakkaille varattuihin tietoihin.
Viimeinen vaihe tai tapahtuma, joka liittyy luettelon ylläpitoon, tunnetaan muutoksena. Tämä edellyttää yleensä jo olemassa olevan luettelon jo olemassa olevien tietojen päivittämistä. Jos asiakas sulautuu ja alkaa harjoittaa liiketoimintaa uudella yrityksen nimellä, uusi nimi korvaa vanhan nimen kaikissa toimittajan ylläpitämissä asiakastiedoissa. Kun asiakasprofiili sisältää organisaation keskeisten päätöksentekijöiden nimet, muutos voi merkitä yrityksen poistuneen henkilön nimen poistamista ja seuraajan nimen korvaamista samassa kentässä luettelossa.
Kaikenlaisilla luetteloiden ylläpitotoimilla ajatus on pitää luettelo ajan tasalla. Tämä auttaa minimoimaan mahdollisuuden käyttää aikaa ja resursseja hukkaan käyttämällä vanhentuneita tai enää merkityksellisiä tietoja. Esimerkiksi ajantasaisten tietojen säilyttäminen asiakasluettelossa auttaa varmistamaan, että jos toimittaja haluaa suorittaa suoramainontakampanjan luettelon avulla, postilähetyksiä ei lähetetä entisille asiakkaille tai yhteyshenkilöille, jotka eivät ole enää yhteydessä yrityksiin, jotka muodostavat nykyisen asiakaskunnan.