Luottotappiokulut ovat mitä tahansa kuluja, joita yritykselle aiheutuu yrittäessään periä saamisia, jotka ovat merkittävästi erääntyneet. Luku sisältää luottamuksellisen luottotietojen sisällyttämisen lisäksi todennäköisesti myös perintätoimintaan liittyvät kulut. Luottotappiokuluihin voi sisältyä aikaa ja resursseja, jotka kuluvat erääntyneiden ilmoitusten lähettämiseen, myöhästymismaksujen soveltamiseen erääntyneeseen saldoon ja kaikenlaisiin palkkioihin, jotka liittyvät yritykseen periä luottotappi tuomioistuinjärjestelmän kautta.
Monet yritykset ymmärtävät, että osa saamisista jää perimättä. Tästä syystä ei ole epätavallista, että yritys sisällyttää kirjanpitotietueisiin osan tai rivikohdan, joka tunnetaan epävarmojen tilien hyvityksenä. Usein tämä saldo lasketaan prosentteina mainitun ajanjakson kaikista saamisista. Jotkut yritykset sijoittavat tähän luokkaan tiettyjä asiakastilejä, jotka perustuvat hitaaseen maksuhistoriaan tai liike -elämän uutisiin, jotka koskevat asiakkaan uhkaavia taloudellisia ongelmia. Jossain määrin huonojen velkojen kustannusten salliminen auttaa minimoimaan liiketoiminnan mahdollisuudet joutua kassavirtakriisiin eivätkä pysty täyttämään omia velkasitoumuksiaan ajoissa.
Luottotappioiden seuranta on tärkeää useista syistä. Ensinnäkin prosessi antaa yritykselle mahdollisuuden tunnistaa, mikä osa sen resursseista menee keräystyöhön. Tämä sisältää henkilöstön ajan, hallinnolliset kulut ja keräystoiminnan ulkoistamiseen liittyvät kustannukset. Kun yritys havaitsee käyttävänsä kohtuuttoman paljon rahaa yrittäessään periä huonoa velkaa, on selvää, että on muutettava menettelyjä uusien asiakkaiden luottokelpoisuuden arvioimiseksi ja arvioitava säännöllisesti olemassa oleva asiakaskunta.
Toinen syy huonojen velkakulujen seurantaan liittyy verohelpotuksiin. Joissakin maissa liittovaltion verovirastot sallivat yritysten vaatia vähennystä kaikista luottotappioista, jotka ovat syntyneet tietyn verokauden aikana. Tämä verohelpotus on yleensä prosenttiosuus luottotappiosta tai sallittu enimmäismäärä sen mukaan, kumpi on pienempi. Olosuhteista riippuen luku voi riittää vähentämään yrityksen kokonaisverotaakkaa. Tämä toimenpide auttaa kompensoimaan enemmän yrityksen tappioita, jotka yhtiö on kärsinyt huonon velan seurauksena.
Yritykset ilmoittavat yleensä hitaasti, että asiakastilien maksamatta olevat saldot ovat luottotappiota. Tavoitteena on työskennellä asiakkaiden kanssa, joilla on kassavirtaongelmia, ja tehdä maksujärjestelyjä, jotka lopulta johtavat tilien täydelliseen ratkaisemiseen. Kun kaikki kohtuulliset ponnistelut tämän prosessin hallitsemiseksi ovat epäonnistuneet, alkuperäinen saldo, tähän saldoon sovelletut seuraamukset ja korot sekä kaikki perintätoimenpiteisiin liittyvät tunnistettavat kulut voidaan laskea luottotappiokuluksi.