Monet organisaatiot luottavat yksityishenkilöiden ja yritysten lahjoituksiin toimintakulujen kattamiseksi, mikä tekee organisaation ja lahjoittajan välisestä suhteesta merkittävän etusijalle. Nämä ryhmät luottavat usein luovuttajien hallintajärjestelmiin pitääkseen yhteyttä luovuttajiin ja maksimoidakseen lahjoitukset. Luovuttajien hallintaan kuuluu tyypillisesti koko prosessi, jossa tunnistetaan mahdollinen luovuttaja, vakuutetaan mahdollisuus tehdä lahjoitus ja kannustetaan sitten luovuttajaa jatkamaan taloudellista tukeaan. Ryhmät, jotka saavat huomattavia tuloja lahjoituksina, käyttävät usein varainkeruukonsulttien tai asiantuntijoiden palveluita sekä lahjoittajien hallintaohjelmistoja maksujen lisäämiseksi tai ylläpitämiseksi. Internetin tulon jälkeen näistä ohjelmistopaketeista on tullut yhä kehittyneempiä ja ne tarjoavat erilaisia ominaisuuksia, jotka yhdessä asiantuntevan varainhankinta -asiantuntijan asiantuntemuksen kanssa voivat lisätä merkittävästi jonkin asian tai organisaation lahjoituksia.
Organisaation varainhankinta voi olla valtava tehtävä, koska siihen kuuluu yleensä yksityishenkilön tai yrityksen edustajan suostuttelu antamaan rahaa ryhmälle odottamatta takaisinmaksua. Vaikka luovuttajien viljelyssä on valtava inhimillinen tekijä, koska henkilökohtaiset kontaktit suuriin lahjoittajiin ovat keskeinen osa onnistuneita varainkeruukampanjoita, prosessi vaatii myös rakennetta. Hyvä lahjoittajien hallinta sisältää järjestelmän, jonka avulla yhteydenpitoa luovuttajiin seurataan ja arvioidaan jatkuvasti, jotta voidaan kehittää paras tapa käsitellä yksittäisiä luovuttajia ja kannustaa jatkuvaan osallistumiseen. Näihin lähestymistapoihin voi kuulua lahjoituskannustimien tarjoaminen, kuten tapahtumakutsut, organisaation logolla koristetut palkkiot sekä muita etuja ja etuja anteliaille lahjoituksille. Lisäksi luovuttajien hallintaan liittyy usein julkinen luovuttajien tunnustaminen nimeämällä ne ryhmän julkaisuihin tai sisällyttämällä heidän nimensä fyysiseen luovuttajan seinään organisaation päämajassa.
Koska satojen tai jopa tuhansien suhteiden hallinnointi rahoittajien kanssa on monimutkaista, monet organisaatiot investoivat lahjoittajien hallintaohjelmistoihin. Nämä ohjelmistopaketit vaihtelevat ominaisuuksiltaan, mutta sisältävät tyypillisesti tietokantoja, jotka sisältävät luovuttajan tietoja ja yhteystietoja, ja kykyä seurata lahjoittajan antamismallia. Luovuttajien hallinnasta vastaavat työntekijät ja konsultit voivat viitata näihin tietoihin, kun he tekevät päätöksiä kohdistetuista kampanjoista tai harjoittavat suoraa viestintää yksittäisten lahjoittajien kanssa. Muita tämän tyyppisiin ohjelmistoihin usein sisältyviä ominaisuuksia ovat yhteystietojen hallintaominaisuudet, joiden avulla ryhmät voivat suorittaa sähköpostin tai postin suoramainontakampanjoita tai tunnistaa hyvät ajat soittaa luovuttajalle puhelimitse. Jotkut paketit sisältävät jopa online-varainhankintatyökaluja, kuten taustajärjestelmän, joka voidaan yhdistää organisaation verkkosivustolle online-lahjoitusten kannustamiseksi.