Maksukirja on eräänlainen kirjanpitotietue, joka auttaa seuraamaan tiettyihin tarkoituksiin maksettavia maksuja. Ei ole epätavallista, että tämäntyyppinen pääkirja luodaan hanketta tai tapahtumaa varten, mikä tekee erittäin helpoksi seurata kaikkia kyseiseen toimintaan liittyviä kuluja ja maksuja. Tapahtuman tai hankkeen luonteesta riippuen pääkirja voi toimia keinona dokumentoida hankkeeseen vastaanotetut varat sekä kaikki maksetut varat toimintaan liittyvien kulujen hallitsemiseksi.
Peruskäytännönä kirjanpidossa maksukirja keskittyy yleensä tiettyyn toimintaan liittyvien maksujen vastaanottamiseen. Jos esimerkiksi tiettyyn luokkaan liittyvät oppilaat haluavat myydä karkkipatukoita kerätäkseen rahaa projektiin, on hyvä mahdollisuus, että kirjanpitoa säilytetään toiminnan ajan. Kirjanpitoon sisältyvät tiedot sisältävät usein ostajan nimen, ostettujen yksiköiden lukumäärän, ostosta kerätyn kokonaissumman ja yleensä jopa ostajan toimitusosoitteen.
Muita esimerkkejä maksukirjasta voi sisältää muun tyyppisiä tietoja. Tiedot, kuten laskun summa ja numero, voivat olla mukana, yksityiskohdat voivat sisältää laskun suorittamiseen käytetyn maksutavan ja jopa maksun tarjoamisen päivämäärän. Tilanteissa, joissa osittaisia ennakkomaksuja vastaanotetaan, myös tämä summa ja maksupäivä sisällytetään todennäköisesti kirjanpidon tietoihin. Kuten useimpien kirjanpitotyyppien kohdalla, kirjanpidon tarkoituksena on antaa tarkkoja ja ytimekkäitä tietoja rahoitustapahtumista, jotta tapahtumista on pysyvä historia ilman kysymyksiä siitä, mitä tapahtui ja milloin nämä tapahtumat tapahtuivat.
Maksukirjan monimutkaisuus riippuu usein sekä yleisesti hyväksytyistä kirjanpitoperiaatteista että kaikista ohjeista, joita noudatetaan kirjanpitoon kirjattuun toimintaan liittyvän projektin luomisessa ja toteuttamisessa. Tämä tarkoittaa sitä, että maksukirja, jota seurataan paikallisen rukoushuoneen varainhankintaprojektiin liittyvien toimintojen seuraamiseen, voi olla hieman yksinkertaisempi verrattuna pääkirjaan, jota ylläpitää monikansallinen yhtiö, joka käynnistää operaation uudella paikkakunnalla. Niin kauan kuin yksityiskohdat ovat tarkkoja ja ne voidaan todentaa asiakirjoilla, ja ne täyttävät kaikki tarvittavat toiminnot, kirjanpito voi olla erittäin hyödyllinen keino ponnisteluun liittyvien tapahtumien seurantaan.