Kun yritys tarvitsee kolmannen osapuolen toteuttamaa markkinointi-, mainonta- tai suhdetoimintaprojektia, kirjoitetaan tarjouspyyntö, jota kutsutaan tarjouspyyntöksi (RFP). RFP toimitetaan sitten mahdollisille myyjille. RFP sisältää yksityiskohtaista tietoa siitä, mitä on tehtävä ja miksi. Yritykset tai yksityishenkilöt, jotka haluavat voittaa tehtävän, vastaavat tarjouspyyntöön kirjallisella markkinointiehdotuksella. Tämä ehdotus sisältää kuinka hanke saadaan päätökseen, kuinka kauan se kestää ja kuinka paljon se maksaa.
Markkinointiehdotukset kirjoittavat yleensä mainonta- ja markkinointitoimistot, suhdetoimintayritykset, suunnitteluyritykset tai näillä markkinoinnin aloilla työskentelevät henkilöt. Näiden ehdotusten kirjoittajien on varmistettava, että ehdotukset ovat täydellisiä ja virheettömiä, jotta ne voidaan ottaa huomioon RFP: ssä pyydettyyn työhön. Joskus RFP: tä ei ole. Ehdotus voi olla seurausta siitä, että markkinointitoimisto tai henkilö ehdottaa tai esittää idean potentiaaliselle asiakkaalle.
Kun tarjouspyyntö toimitetaan, se yleensä edellyttää, että ehdotus on toimitettava tiettyyn määräaikaan mennessä. Markkinointiehdotus alkaa yleensä tiivistelmällä, joka on hahmotella nykyisestä tilanteesta tai ongelmasta, joka tekee RFP: ssä vaaditun hankkeen tarpeelliseksi. Tiivistelmä jatkuu ehdotetuilla taktiikoilla, jotka ratkaisevat ongelman. Näitä taktiikoita voivat olla sähköposti, online, painettu, radio- ja televisiomainonta, painetut kirjeet, esitteet, verkkosivustot ja kyselyt ja paljon muuta. Tiivistelmässä on myös ilmoitettava, miten nämä taktiikat noudattavat asiakkaan yleistä markkinointisuunnitelmaa ja liiketoimintasuunnitelmaa.
Markkinointiehdotuksen tulee sisältää myös yksityiskohtia, joiden avulla voidaan osoittaa, että ehdotettu taktiikka onnistuu. Keskeinen tekijä on tarkastelu siitä, mitä RFP -yrityksen tärkeimmät kilpailijat tekevät mainostaakseen samanlaista tuotetta tai palvelua kuin RFP: ssä lueteltu. Yksityiskohtainen analyysi kohdeyleisöstä, ihmisistä, jotka hyötyvät tuotteen tai palvelun käytöstä, on myös olennainen osa ehdotusta.
Lopuksi luettelo arvioiduista kustannuksista, jota kutsutaan hankkeen budjetiksi, ja vaiheittainen aikataulu, jota kutsutaan aikatauluksi, päättävät markkinointiehdotuksen. Aikataulu voi sisältää päivämäärät projektin jokaiselle vaiheelle, jos asiakas on antanut tietyn määräajan. Yleisiä tietoja, kuten “kaksi viikkoa”, voidaan käyttää, jos RFP: ssä ei ole mainittu tiettyä hankkeen valmistumispäivää.
Kun markkinointiehdotuksen toimitusaika on kulunut umpeen, RFP: n laatinut yritys tarkistaa kaikki ehdotukset. Voittaja voidaan julkaista, tai yritys voi valita kaksi tai kolme parasta ehdotusta tarkasteltavaksi edelleen. Näiden suosituimpien ehdotusten tekijöitä voidaan haastatella puhelimitse tai pyytää heitä suorittamaan esitys ennen ennustetun markkinoinnin myöntämistä.