Olennainen heikkous on merkittävä virhe tai epäsäännöllisyys, joka löytyy yrityksen taloudellisista tiedoista tai sisäisestä valvonnasta. Sisäiset tarkastukset ovat sääntöjä ja ohjeita, jotka yritykset ovat laatineet suojellakseen kirjanpitotietojaan olennaiselta heikkoudelta. Jos yrityksen kirjanpitoprosessissa havaitaan olennaisia heikkouksia, koko prosessi voidaan katsoa tehottomaksi tallentamaan ja raportoimaan taloudelliset tiedot oikein. Yrityksen sisäisen valvonnan prosessissa havaitut olennaiset heikkoudet voivat viitata tehottomaan sisäiseen valvontaan tai siitä, että kirjanpidon hallinta ei ole onnistunut suojaamaan taloudellisia tietoja tarkasti virheiltä ja väärinkäytöksiltä.
Yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet (GAAP) ovat Yhdysvaltojen (USA) korkeimmat laskentaperiaatteet. Vaikka yritysten on noudatettava näitä periaatteita talletettaessa ja raportoitaessa taloudellisia tietoja, GAAP ei anna tarkkoja tietoja siitä, mitä pidetään olennaisena heikkoutena. Jos tietystä pääkirjan tilistä havaitaan virhe tai epäsäännöllisyys tai rahamäärä kirjataan väärin yrityksen kirjanpitokirjaan, yleinen kirjanpitoalan standardi on 5 prosentin sääntö. Viiden prosentin säännön mukaan olennaisen heikkouden on ylitettävä 5 prosenttia pääkirjan tilillä olevasta dollarimäärästä tai väärin kirjattu määrä yrityksen pääkirjanpitoon. Tämän 5 prosentin säännön mukaan yritykset voivat tehdä pieniä de minimis -virheitä tai merkityksettömiä virheitä, jotka eivät vaikuta olennaisesti taloudellisiin tietoihin.
Sisäisen valvonnan heikkoudet nähdään usein merkittävämpinä virheinä kirjanpidossa. Numeroiden virheellinen kirjaaminen pääkirjaan voi tapahtua kirjanpitäjän yksinkertaisen tietojen syöttövirheen vuoksi. Sisäisen valvonnan heikkoudet osoittavat, että yrityksen johdon kehittämät kirjanpitokontrollit eivät ole pystyneet suojaamaan taloudellisia tietoja vaarantumiselta. Sisäiseen valvontaan liittyvä olennainen heikkous voi mahdollistaa yrityksen työntekijöiden petoksen tai kavalluksen. Julkisten yhtiöiden on oltava erittäin varovaisia sisäisen valvonnan heikkouksien kanssa, koska johtajien on allekirjoitettava lausunto, joka osoittaa, että sisäisen valvonnan johdon tarkastus ei ole havainnut olennaista heikkoutta yhtiön kirjanpidossa.
Ulkoiset taloudelliset tarkastukset ovat yleinen työkalu, jonka avulla voidaan havaita yrityksessä olevan olennaisen heikkouden mahdollisuus. Nämä tarkastukset testaavat yrityksen taloudellisia tietoja ja sisäistä valvontaa varmistaakseen, että kaikkia yrityksen sääntöjä noudatetaan taloutta koskevien tietojen kirjaamisessa ja raportoinnissa. Tilintarkastajat testaavat myös yhtiön taloudelliset tiedot GAAP: n ja muiden ulkoisten kirjanpitoa koskevien ohjeiden mukaisesti. Jos olennainen heikkous on olemassa, tilintarkastajat huomaavat heikkouden loppuraportissaan ja keskustelevat asiasta yrityksen johdon kanssa. Tämä kokous voi auttaa yrityksiä korjaamaan olennaiset heikkoudet ja varmistamaan, etteivät tulevat tilinpäätökset tai tiedot sisällä virheitä virheestä.