Matkasihteeri työskentelee hallinnollisissa tehtävissä virastossa tai yhteisössä. Häntä voidaan kutsua myös matkatoimiston avustajaksi. Matkasihteerit koordinoivat asiakkaiden matkasuunnitelmia agentin valvonnassa ja vastaavat usein puhelimiin ja palvelevat asiakkaita. Jos sihteeri järjestää matkoja yritysjohtajille, hän yleensä myös laatii matkareitit tai aikataulut.
Matkatoimistossa sihteerit ovat usein vastuussa lisenssivaatimusten ja muiden yrityksen ylläpitämiseen tarvittavien asiakirjojen noudattamisesta. Vaikka matkasihteeri voi vastata puhelimeen ja jakaa postia, hän neuvoo myös asiakkaita ja hänen tulee ymmärtää kaikki matkailualan näkökohdat. Tämä perusteellinen tieto auttaa ratkaisemaan ongelmia ihmisille, jotka yrittävät koordinoida lentoja ja hotelleja. Jotkut matkasihteerit auttavat luomaan tiedotesitteitä asiakkaiden käyttöön.
Jos he työskentelevät yrityksille, matkasihteerit järjestävät usein kaikki johtajien matkojen yksityiskohdat. Yritysmatkailusihteeri voi hoitaa messujen ja vuosikongressien suunnittelun. Yrityksen säästää rahaa varatessaan huoneita ja kuljetuksia on vastine useimmille liikematka -sihteereille.
Ammattikouluissa tai yhteisöoppilaitoksissa on usein ohjelmia, jotka liittyvät matkustustyyppisiin sihteeriuraan, vaikka näitä ohjelmia ei ehkä tarjota yhtä usein kuin muita sihteerikoulutuksen erikoisaloja, kuten oikeudellisia ja lääketieteellisiä. Kouluohjelmat voivat sisältää käytännön osion, jossa opiskelija harjoittelee matkasihteerinä. Matka -sihteeriohjelmat ovat saatavilla sekä verkossa että henkilökohtaisesti. Nämä ohjelmat kestävät yleensä alle vuoden ja sisältävät usein useita kokeita, jotka on läpäistävä todistuksen saamiseksi.
Sihteerien on hallittava matkojen varausohjelmisto. Matkasihteerillä on oltava erinomaiset atk -taidot ja hän pystyy koordinoimaan monia yksityiskohtia. Jos esimerkiksi asiakkaan matkalle tarvitaan useampi kuin yksi lentoyhtiö, sihteerin on sisällytettävä ohjeet jatkolentoihin. Hyvän asiakaspalvelun kannalta on myös välttämätöntä suunnitella yhteyksiä mahdollisimman lyhyellä odotusajalla.
Matkasihteerit voivat työskennellä kokopäiväisesti tai osa -aikaisesti. He voivat matkustaa satunnaisesti liiketapaamisiin sekä henkilökohtaisiin lomiinsa. Hyvien työsuhteiden luominen muiden matkailualan toimijoiden, kuten lentoyhtiöiden edustajien ja matkanjärjestäjien, kanssa voi auttaa sihteereitä luomaan arvokkaita matkapaketteja asiakkaille. He auttavat matkatoimistoja tarjoamaan matkatoimistolleen asiakkailleen parhaat mahdolliset tarjoukset ja matkavaihtoehdot. Joissakin toimistoissa matkasihteeri voi erikoistua johonkin alueeseen, kuten lomamatkoihin, kun taas edustaja voi hoitaa muita paketteja.