Mediasuhteet on yrityksen tai organisaation osasto, joka hoitaa yhteyksiä ulkopuolisiin tiedotusvälineisiin, olivatpa ne sitten lehdistötiedotteita, haastatteluja tai romahtavia tarinoita. Divisioonan luonne ja rakenne riippuvat välttämättä kyseisestä yrityksestä. Pienessä voittoa tavoittelemattomassa ryhmässä vuorovaikutusta median kanssa voi hoitaa joku, jolla on myös muita tehtäviä, kun taas suurissa monikansallisissa yrityksissä mediatiimiin kuuluu usein kymmeniä ellei satoja työntekijöitä. Perustavoite on kuitenkin kaikissa tapauksissa sama; nimittäin hallita ryhmän läsnäoloa ja henkilöllisyyttä painetuissa, yleisradio- ja verkkojulkaisuissa. Tämän alan asiantuntijat työskentelevät usein lehdistön edustajien kanssa muodostaakseen yleisön kuvan yrityksestä, ja he voivat syöttää toimittajille ja tuottajille valittuja tosiasioita ja juttuja vaikuttaakseen median suurempiin vaikutelmiin. Useimmissa tapauksissa yrityksen johtaja tai sen suurempi johtoryhmä on vastuussa mediapolitiikan ja tavoitteiden asettamisesta. Tämän alan ammattilaiset ovat usein päällekkäisiä yrityksen PR -osaston kanssa, vaikka kunkin tehtävät ja keskeiset tavoitteet ovat yleensä melko erilaisia.
Mediavuorovaikutusten laaja merkitys
Useimmissa maissa tiedotusvälineillä on aktiivinen rooli tuodessaan julkisia tietoja yksityisistä yrityksistä. Joskus tämä tapahtuu luonnollisena seurauksena; Esimerkiksi yritys, joka suunnittelee esimerkiksi vallankumouksellista uutta tuotetta tai lääkettä, saattaa kyseisen tuotteen lanseerauksen sanomalehtiin, usein julkisen tiedonvälityksen välineenä enemmän kuin myynti tai mainonta. Tiedotusvälineiden ja lehdistön jäsenet työskentelevät usein myös omasta aloitteestaan etsien tarinoita ja kirjoittamalla tai kattamalla asioita, joista yleisö ei välttämättä muuten tiedä.
Mediasuhteiden tiimit kattavat molemmat näkökulmat. Yleensä näiden osastojen ihmisten tehtävänä on auttaa tarjoamaan mediahenkilöstölle täsmällistä ja oikea -aikaista tietoa sekä hallita hajautettuja tietoja. Jos jaetaan hyviä uutisia, mediatiimin jäsenet haluavat usein olla varmoja, että kaikki oikeat tosiasiat ja tilastot on mainittu. Jos uutiset ovat negatiivisempia, ne siirtyvät usein kriisinhallintatilaan ja yrittävät löytää tapoja pyörittää asioita keskittyäkseen positiiviseen. Suhteista vastaavat virkamiehet helpottavat usein haastatteluja huippujohtajien kanssa ja voivat järjestää esimerkiksi lehdistötiedotteita tai julkisia tiedotustilaisuuksia.
Työn tyypit
Alan asiantuntijoiden ja heidän työympäristönsä suhteen on paljon erilaisia. Pienemmillä yrityksillä on usein vain yksi henkilö, joka työskentelee median kanssa, mutta suuremmilla yrityksillä voi olla kokonaisia osastoja tai tiimejä. On myös tavallista, että yritykset tekevät sopimuksia ammattimaisten mediakonsultointiyritysten kanssa joko pitkällä aikavälillä tai hankekohtaisesti.
Ala on usein melko laaja. Jotkut ihmissuhteiden asiantuntijat käsittelevät ensisijaisesti painettua mediaa, kun taas toiset enemmän televisiota ja radiolähetyksiä. On myös tavallista löytää online -brändinhallinnan asiantuntijoita, jotka toimivat yhteyshenkilönä median kanssa joko lieventääkseen verkossa leviävää tietoa tai laajentaakseen sen ulottuvuutta. Internet-pohjainen media toimii usein eri tavalla sekä ajoituksen että standardien suhteen kuin perinteisemmät alat, joten tähän tehtävään osoitetun verkkotilan asiantuntijan hankkiminen on usein yrityksen etujen mukaista.
Politiikan laatimisprosessi
Yrityksen mediapolitiikasta päättävät yleensä johtoryhmän ylin johto, yleensä toimitusjohtaja tai muut hallituksen jäsenet. Käytäntö ei kuitenkaan koske vain yritysten elintarvikeketjun kärjessä olevia, ja tästä syystä johtajat rekrytoivat usein aktiivisesti media -asiantuntijoiden neuvoja ennen kiinteiden päätösten tekemistä. Politiikat vaihtelevat minimaalista äärimmäisyyteen, mutta useimmat vaativat työntekijöitä tai ryhmän jäseniä puhumaan johdon kanssa ennen kuin he puhuvat lehdistön jäsenille yrityksen asioista tai tapahtumista.
Useimmissa tapauksissa ensimmäinen askel kohti tehokkaita mediasuhteita on rakentaa suunnitelma. Suunnitelmassa hahmotellaan elementtejä, joita tarvitaan suhteiden rakentamiseen paikallisten, alueellisten ja kansallisten uutisten kanssa. Siinä myös määritellään, miten tämä tehdään, imago, jonka organisaatio aikoo esittää, ja muita huomionarvoisia tapahtumia, jotka voivat liittyä yrityksen tavoitteisiin.
Mahdollinen päällekkäisyys PR -suhteiden kanssa
Mediatiimit työskentelevät usein todella läheisessä suhteessa PR -virkamiesten kanssa, ja heidän työnsä on jollain tapaa hyvin samanlaista; toisissa se voi kuitenkin olla aivan toisin. Molemmat tiimit voivat olla mukana levittämässä tietoa, ja kriisinhallinnan osalta he tekevät usein erittäin tiivistä yhteistyötä. Suhdetoiminnan ydin on kuitenkin vuorovaikutus yleisön jäsenten kanssa, kun taas mediassa se on tavoittaa lehdistön jäsenet. Lehdistö voi tietysti vaikuttaa yleiseen mielipiteeseen, mutta etäisyys on yleensä hieman suurempi.