Mediatoimisto on yritys, joka auttaa muita yrityksiä suunnittelemaan ja toteuttamaan mediasuunnitelmia. Nämä suunnitelmat ovat strategisia suunnitelmia siitä, miten yritys voi parhaiten mainostaa ja edistää liiketoimintaansa. Yritykset pyytävät mediatoimiston palveluita kertoakseen heille, missä ja miten niiden pitäisi kommunikoida asiakaskuntansa kanssa. Toimistot voivat myös neuvotella hinnoista ja ostaa yritykselle todellisen mainostilan.
Jotkut mediatoimistot ovat osa suurempaa mainostoimistoa, joka hoitaa yrityksen mainosten ja PR: n luovan suunnittelun. Mediasuunnittelijat vastaavat ensisijaisesti siitä, ketkä ovat yrityksen kohdekuluttajia ja miten heidät tavoitetaan parhaiten. Mediatoimisto voi saada asiakkailtaan ennalta määrättyjä budjettilukuja tai sen on ehkä määritettävä ne palvelumaksunsa perusteella.
Mediatoimiston tavoitteena on määrittää oikea yhdistelmä medialähteitä – kuten sanomalehtiä, aikakauslehtiä, mainostauluja ja sosiaalista mediaa -, jotka tarjoavat parhaan sijoitetun pääoman tuoton. Toisin sanoen tiedotusvälineiden valinnan tulisi tavoittaa oikea määrä potentiaalisia asiakkaita tietyllä taajuudella, jotta ne voivat kattaa kampanjan kustannukset ja lisätä liiketoiminnan kannattavuutta. Mediavirasto tekee usein markkinointitutkimusta määrittääkseen, mitä medialähteitä kohdekuluttaja todennäköisimmin kohtaa.
Esimerkiksi urheilujalkineiden valmistaja, joka on suunnattu nuorille naisille, jotka ovat kiinnostuneita fyysisestä kunnosta ja ulkonäöstä, saavuttaa todennäköisemmin kyseisen kuluttajasegmentin sijoittamalla mainoksia naisten terveys- ja kunto -aikakauslehtiin. Sama mainos, joka on sijoitettu tietokonelehteen, jolla on pääasiassa miehiä, ei olisi yhtä tehokasta. Lisäksi yritys ei haluaisi keskittyä yksinomaan naisten terveys- ja kunto -aikakauslehtiin, vaan se voi myös sisällyttää televisiomainoksia päivän keskusteluohjelmien aikana.
Jotkut toimistot ottavat digitaalisen median käytön markkinointiinsa. Verkkososiaaliset verkostot myyvät mainostilaa ja mahdollistavat fanisivujen luomisen, joilla myynninedistämistietoja voidaan jakaa samanaikaisesti suurelle yleisölle. Muut sosiaalisen median alustat mahdollistavat virallisen tilin luomisen, jonka avulla yritykset voivat jakaa tietoja seuraajilleen. Sosiaalisen median käyttö voi olla erittäin kohdennettu ja edullinen mainontatapa, joka toimii samalla tavalla kuin suusanallisesti.
Monet mediatoimistot ovat solmineet kumppanuuksia mainostajien kanssa ja pystyvät saamaan ajan tasalla olevat hinnat. Suurin osa mainostajista toimittaa kiinnostuneille henkilöille hintakortteja, jotka osoittavat, millaisia muotoja on saatavilla ja niiden hinnat. Esimerkiksi televisioverkko voi myydä sekä 30 sekunnin että 60 sekunnin kohtia. Osa mediatoimiston vastuusta on varmistaa, että oikeat paikat ostetaan ja varmistetaan.