Monimutkainen mukautuva järjestelmä on järjestelmä, jossa on monia erityyppisiä osia, ja komponentit, jotka voivat olla vuorovaikutuksessa tai vaikuttaa moniin muihin järjestelmiin. Vaikka monimutkaista järjestelmää voidaan pitää prosessina, jota henkilö ei ymmärrä, tämä ei ole totta. Monimutkainen mukautuva järjestelmä määrittelee yleensä järjestelmän, jossa on suuri määrä elementtejä; elementtien vuorovaikutus vaikuttaa useisiin muihin liiketoimintajärjestelmiin; ja kunkin vaiheen ja vuorovaikutuksen välillä on välivaiheita. Esimerkki tällaisesta järjestelmästä olisi monenlaisia tavaroita tuottavan yrityksen valmistusprosessi. Tämä monimutkainen järjestelmä voi vaikuttaa moniin yrityksen osiin.
Yleensä ei ole olemassa tiettyä määrää elementtejä, jotka voivat muodostaa monimutkaisen mukautuvan järjestelmän, vaikka jotkut ihmiset voivat määrittää vähimmäismäärän. Nämä elementit tai yksittäiset toimet voivat ulottua useisiin eri osastoihin yrityksessä. Esimerkiksi yrityksen tuotanto -osastolla on monimutkainen järjestelmä, joka vaikuttaa muun muassa vastaanottamiseen, tuotantoon, kirjanpitoon ja myyntiin. Jokainen näiden osastojen toiminta voi olla joukko toimintoja, jotka muodostavat vähintään yhden tai useampia monimutkaisia mukautuvia järjestelmiä. Monet henkilöt osallistuvat usein järjestelmään kuuluvien yksittäisten tehtävien suorittamiseen.
Suhteet monimutkaisessa mukautuvassa järjestelmässä voivat olla epälineaarisia, mikä tarkoittaa, että pienellä muutoksella voi olla suuria vaikutuksia koko järjestelmään. Joissakin tapauksissa yritys voi tehdä pienen muutoksen järjestelmään ottamatta huomioon kaikkia suunniteltuja ja tahattomia seurauksia. Tuloksena on suuri muutos tai vaikutus monimutkaiseen järjestelmään, joka ei välttämättä ole parempaan suuntaan. Omistajat ja johtajat ovat tyypillisesti niitä henkilöitä, jotka ovat vastuussa monimutkaista järjestelmää koskeviin päätöksiin liittyvien muutosten hallinnasta. Tahattomilla seurauksilla voi olla merkittäviä haitallisia vaikutuksia yrityksen liiketoimintaprosesseihin.
Monimutkaisesta mukautuvasta järjestelmästä saatu palaute ei välttämättä koske yksittäistä osastoa tai ympäristöä. Tuloksena on järjestelmästä kerätty tieto, joka koskee useampaa kuin yhtä prosessin toimintoosastoa. Joissakin tapauksissa tämä voi tehdä toimintojen korjaamisesta hieman vaikeaa, koska järjestelmän ongelmaan ei ole yksinkertaista korjausta. Muina aikoina kerätty palaute ei välttämättä liity alkuperäiseen ongelmaan, josta tietoja haluttiin. Tämä jatkaa monimutkaisen mukautuvan järjestelmän prosessia ja sen vaikeuksia rajojen määrittämisessä.