Muistiinpano on, kun kuuntelija tiivistää luennon, puheen tai esityksen tärkeimpiin kohtiin ja kirjoittaa ne muistiin myöhempää käyttöä varten. Tämä voi auttaa kuulijaa muistamaan sanotun, jotta se voidaan muistaa ja käyttää tehokkaammin. Muistiinpano voi olla tärkeää aina, kun kuuntelijan on tiedettävä tai muistettava merkittävä määrä tietoa, jonka puhuja kertoi hänelle, koska ilman muistiinpanoja voi olla vaikeaa muistaa kaikkea sanottua. Monet asiantuntijat suosittelevat viittä vihjeitä muistiinpanojen tekemiseen ja käyttöön: tallenna, pienennä, lausu, pohdi ja tarkista.
Muistiinpanoissa tallennus on puhujan kirjoittama asia. Sen sijaan, että kuuntelija laatisi täydellisen transkription, muistiinpanojen kirjoittaminen sisältää kuitenkin pääkohdat, tärkeimmät tiedot tai kaikki uudet tai vaikeasti muistettavat asiat. Nämä muistiinpanot voivat olla täydellisiä lauseita, avainsanoja tai mitä tahansa, joka on hyödyllisintä muistiinpanolle.
Kun puhuja on puhunut, muistiinpano voi vähentää muistiinpanojaan. Tämä sisältää muistiinpanojen käymisen ja kaiken merkityksettömän tai tarpeettoman ylittämisen tai poistamisen. Muistiinpanoja tehdessään kuulija ei ehkä heti ymmärrä, mikä on tärkeää tai merkityksetöntä. Hän ei myöskään välttämättä ole tietoinen toistamisesta tai irtisanomisista muistiinpanoja tehdessään. Muistikirja voi vähentää muistiinpanojen määrää ja järjestää tai yhdistää muistiinpanot hyödyllisimpään muotoon.
Seuraavaksi muistiinpano voi lausua ja pohtia. Tähän kuuluu muiden muistiinpanojen lukeminen – usein ääneen, jotta muistiinpano voi kuulla ja lukea – ja pohtia tietoja. Muistiinpanohenkilö saattaa muistaa osan tai kaikki muistiinpanot ja varmistaa, että hän ymmärtää kaikki tiedot sen sijaan, että kykenisi toistamaan ne. Kaikki epäselvät asiat on tehtävä selväksi, ehkä ottamalla yhteyttä alkuperäiseen puhujaan selvittääksesi asian tai esittääksesi kysymyksiä. Muistiinpano voisi myös etsiä vastauksia muista lähteistä, kuten kirjoista, verkkomateriaaleista, muista asiantuntijoista tai jopa muista ihmisistä, jotka kuulivat saman puhujan.
Viimeinen vaihe on, että muistiinpanokirjoittaja tarkistaa muistiinpanot. Tämä tehdään yleensä valmistautumalla käyttämään tietoja jollakin tavalla, esimerkiksi ennen testiä tai liiketoimintaprojektia. Yleinen hahmotelma muistiinpanoista voi tässä vaiheessa auttaa muistiinpanottajaa pitämään ajatuksensa järjestyksessä ja varmistamaan, että kaikki tarvittavat tiedot muistetaan.
Viiden R: n ohella on joitain yksinkertaisia vihjeitä muistiinpanojen tekemiseen. Luettavan käsialan käyttäminen voi varmistaa, ettei tietoja menetetä. Artikkeleita, kuten “a” ja “the”, sekä muita yleisiä sanoja voidaan jättää pois muistiinpanon aikana, jotta tiedot voidaan kirjoittaa nopeammin ja käyttää vähemmän tilaa.
Eri aiheita tai keskustelupisteitä osoittavien alaotsikoiden lisääminen voi olla hyödyllistä. Muistikirjoittajien tulee myös sisällyttää päivämäärä, otsikko tai kokonaisaihe ja sivunumero muistiinpanojen jokaiselle sivulle, ja heidän tulee kiinnittää kaikki löysät paperit, kuten niitillä. Tämä voi auttaa välttämään eri aiheista tai puhujista tulevien muistiinpanojen sekoittumista tai osittaista katoamista.