Mukautetut kopiot ovat tarkkoja kopioita asiakirjasta, joka on laadittu, kun alkuperäisen asiakirjan kopiota ei ole mahdollista kopioida. Pohjimmiltaan tämä tekee sovitetusta kopiosta alkuperäisen uuden luomisen. Jotta asiakirja olisi tämäntyyppinen kopio, asiakirjan on sisällettävä kaikki alkuperäisen elementit, ilman sanamuodon tai rakenteen muutoksia, riippumatta siitä, kuinka pieniä tai merkityksettömiä muutokset voivat näyttää.
Mukautettua kopiota voidaan käyttää useissa tapauksissa. Tuomioistuinjärjestelmät sallivat tällaisten asiakirjojen käytön ja käyttävät niitä usein arkistointitarkoituksiin. Tässä tapauksessa kopio kirjoitetaan ja rakennetaan täsmälleen kuten alkuperäinen. Lisäksi kaikki marginaaleihin käsin kirjoitetut merkinnät sisällytetään asiakirjaan. Tuomioistuimen virkailija vertaa kopiota alkuperäiseen varmistaakseen, että asiakirjojen kaikki osat ovat samankaltaisia, mukaan lukien mahdolliset päivämäärät. Jos tuomarin allekirjoitus näkyy alkuperäiskappaleessa, tuomari voi allekirjoittaa myös hyväksytyn kopion tai tuomarin nimi voidaan kirjoittaa ja päivätä asianmukaisiin kenttiin. Kun vertailu on valmis ja virkailija määrittää asiakirjat ovat toistensa peilejä, kopio leimataan ja sille annetaan arkistointipäivä.
Myös yritykset käyttävät tätä muotoa. Näin on usein silloin, kun useat osastot tarvitsevat pääsyn sopimuksiin ja muihin tärkeisiin asiakirjoihin. Alkuperäiset allekirjoitetut asiakirjat säilytetään yleensä suojatussa paikassa, kun taas hyväksytty kopio tai kopiot asetetaan yleiseen käyttöön organisaation eri osastojen kesken. Tämä lähestymistapa varmistaa, että alkuperäisestä allekirjoitetusta asiakirjasta on aina kopio käsillä, mutta mahdollistaa laajan pääsyn tietyn asiakirjan käyttöehtoihin niille, jotka tarvitsevat näitä tietoja asiakkaidensa auttamiseksi tai muuten työhön liittyvien tehtävien suorittamiseksi.
Sama henkilö, joka toimi alkuperäisen asiakirjan allekirjoittajana, voi allekirjoittaa hyväksytyn kopion. Jos tämä ei ole mahdollista tai käytännöllistä, henkilön nimi voidaan kirjoittaa allekirjoituskenttään. Samalla tavalla on mahdollista varmentaa tai vahvistaa notaari. Tätä toimenpidettä pidetään kuitenkin yleensä tarpeettomana.