Muodollinen organisaatio on ryhmä, jossa jäsenten toimintaa koordinoidaan ja valvotaan. Tällaisiin ryhmiin osallistuu vähintään kaksi henkilöä, mutta ylärajaa ei ole. Tällaiset organisaatiot sisältävät yhteisiä käytäntöjä ja järjestelmiä. Ne ovat monimutkaisia verkkoja. Yritykset ovat hyvä esimerkki muodollisista organisaatioista, mutta hyväntekeväisyysjärjestöt, valtion virastot ja kansalaisjärjestöt ovat myös muodollisia järjestöjä.
Ne eroavat epävirallisista organisaatioista rakenteeltaan. Epäviralliset organisaatiot ovat joustavampia ja kehittyvät luonnollisesti, kun taas muodolliset organisaatiot ovat jäykempiä. Epävirallisten järjestöjen jäsenet kootaan yhteen yhteisten tavoitteiden, uskomusten tai tarpeiden kautta. Kaikki muodolliset organisaatiot sisältävät jossain määrin epävirallisia elementtejä, kuten sosiaalisia ryhmiä ja jäsentensä henkilökohtaisia toiveita ja tavoitteita.
Muodollisen organisaation tarkoitus on varmistaa sen säilyminen. Järjestämällä yrityksen johtajat tai omistajat odottavat yrityksen tai konsernin saavuttavan tavoitteensa. Tämän kautta he toivovat, että organisaatiosta tulee menestys. Alemmalla tasolla se mahdollistaa henkilöstön tietävän paikkansa, työnjaon ja toiminnan koordinoinnin organisaatiossa.
Muodollisessa organisaatiossa olevat rakenteet ovat yleensä mielivaltaisia. Tämä tarkoittaa, että yrityksen ylin johto on päättänyt, millainen rakenne on. Yrityksen muoto ja mekanismit riippuvat yrityksen kehityksestä ja johtamisfilosofiasta. Jotkut yritykset kehittyvät luonnollisesti kasvaessaan, kun taas toiset suunnitellaan alusta alkaen. Suunnitelluilla yrityksillä on yleensä parempia rakenteita kuin kehittyvillä.
Muodostetun rakenteen tärkein etu on sen työntekijöille ja johdolle tarjoama turvallisuus. Kaikki organisaatiossa tietävät paikkansa, tehtävänsä ja kenelle raportoivat. Organisaatio luo ylimmän johdon komentoketjun ja jakaa yrityksen sitten osastoihin. Näillä osastoilla on puolestaan omat komentoketjunsa.
Muodolliset säännöt suojaavat subjektiivisia etuja. Ensinnäkin ne yhdenmukaistavat organisaation kansallisten ja paikallisten sääntöjen ja määräysten kanssa. Sitten he esittivät yrityksen käytännesäännöt ja muodolliset odotukset. Ne määrittelevät menettelytavat kaikille mahdollisille yrityksen käytäntöjen osille. Niissä esitetään myös seuraukset, jos menettelyjä ei noudateta.
Muodollinen organisaatiorakenne määrittelee myös yrityksen sisäisen viestintäjärjestelmän. Tämä säätelee sitä, miten organisaation jokainen taso on vuorovaikutuksessa yllä ja alla olevan tason kanssa. Ne on suunniteltu mahdollistamaan tiedon kulku sekä ylös että alas yrityksen komentoketjussa. Yritykset sallivat usein erityisten viestintäkanavien yhdistää ylimmän johdon suoraan yrityksen alemmille portaille.
Tämän tyyppinen organisaatio pyrkii myös säätelemään itseään. Valvonta tunnetaan organisaatiossa, jossa kerrotaan, miten jäseniä ja toimintaa tarkastellaan ja analysoidaan suorituskyvyn parantamiseksi. Tämä sisältää liiketoimintakäytännöt, kuten valvonnan, koulutuksen ja riskienhallinnan.