Muutoksenhallinta on määritelty, standardoitu prosessi, jota käytetään tietotekniikkapalvelujen hallinnassa kaikkien olemassa olevaan tuotantotekniseen ratkaisuun tehtyjen muutosten koordinoimiseksi ja hallitsemiseksi.
Jokainen organisaatio voi luoda oman muutoksenhallintaprosessinsa yritysten suhteellisen koon ja henkilöstöresurssien perusteella. Muutosten hallinta on tyypillisesti tietotekniikan osaston johtajan tai johtajan vastuulla. Useimmissa muutoksenhallintaa ympäröivissä yrityksissä käytetään vakiotoimintoja ja -prosesseja.
Vakioprosessi on menetelmä, jolla kirjataan järjestelmällisesti kaikki ehdotetut muutokset tuotantoon tai käytössä olevaan järjestelmään, suoritetaan kustannus -hyötyanalyysi, arvioidaan vaikutukset ja riskit, luodaan liiketoiminta tai perustelut pyynnölle ja hankitaan hyväksyntä liiketoimintaprosessin omistajalta. Kun muutoksenhallinta on hyväksytty, se sisältää muutoksen todellisen toteutuksen sekä vaikutusten seurannan, yhteenvetoraportin luomisen ja muutospyynnön tilan päivittämisen laajemmassa seurantajärjestelmässä.
Muutoksenhallintaprosessin tarkoituksena on järjestelmällinen menetelmä muutospyyntöjen arvioimiseksi, priorisointi, resurssien ajoittaminen toteutukseen ja asianmukainen tukitaso. Tässä rakenteessa järjestelmänvalvoja vastaa henkilöstön, laitteiden ja resurssien parhaasta mahdollisesta käytöstä vastaamaan käyttäjien tarpeita. Muutoksenhallintaprosessi kattaa kaikki laitteistoon, ohjelmistoon, tukidokumentaatioon ja menettelyihin liittyvät muutokset.
Johtokunnan on hyväksyttävä kaikki muutoksenhallintaprosessia käyttävät pyynnöt. Toiminnalliset osastojen johtajat ja yrityksen ylin johto ovat vastuussa muutospyyntöehdotusten ja kaikkien liitteenä olevien asiakirjojen tarkistamisesta. Näitä tauluja kutsutaan muutosneuvostoiksi tai ohjauskomiteoiksi. Tämän hallituksen jäsenenä on oltava rahoituspalveluiden edustajan, jolla on riittävät valtuudet arvioida muutosehdotusten kustannuksia ja neuvoa ryhmää tarvittavista lisäkustannuksista ja näiden kustannusten toteutettavuudesta.
Muutoksenhallintaprosessista vastaavalla osastopäälliköllä on oltava hyvät viestintätaidot, toiminnallinen tai tekninen tietokonepalvelutausta ja kyky täyttää kuilu liiketoimintavaatimusten ja teknisten ratkaisujen välillä.
Muutoksenhallintaprosessia käytetään tuotannon ja käyttöjärjestelmien kanssa. Projekti- tai kehitysjärjestelmien prosessi eroaa analyysin ja dokumentoinnin painotuksesta. Kehitysympäristössä on enemmän liikkumavaraa tutkia tiettyä näkökulmaa mahdollisena ratkaisuna liiketoiminnan tarpeisiin. Kun tämä analyysi on tehty, arviointi suoritetaan tämän ratkaisun mahdollisten hyötyjen ja mahdollisten toteutusalueiden määrittämiseksi. Liiketoimintaprosessien omistajien kuuleminen on saatettava päätökseen ennen kuin kehitystä viedään eteenpäin.