Muutoksenhallintaprosessi on sarja liiketoimintakäytäntöjä, joita käytetään muutoksen hallintaan ja hallintaan suuressa järjestelmässä tai organisaatiossa. Termiä käytetään yleisimmin järjestelmäsuunnittelussa tai suurissa rakennushankkeissa. Muutoksenhallinnan tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä on selkeä viestintä pyydetystä poikkeamisesta hyväksytyistä eritelmistä, vaikutuksesta aikatauluun ja näiden muutosten arvioiduista kustannuksista. Lisäprosessi tähän prosessiin on muutospyyntöjen valtuutuksen validointi.
Koko muutoksenhallintaprosessi koostuu kolmesta osasta: muutoksen pyytäminen, muutoksen tekemiseen kuluvan ajan ja kustannusten arviointi sekä muutosten toteuttaminen. Nämä vaiheet pysyvät samana, jos hanke on tietotekniikkahanke tai rakennushanke. On syytä huomata, että tuomioistuimet tunnustavat muodollisen muutoksenhallintaprosessin tiukan noudattamisen päteväksi välineeksi sopimusten muutosten hallintaan. Yrityksen on maksettava prosessin aikana pyydetyt ja hyväksytyt muutokset pyynnön esittäjän valtuuksista riippumatta. Oletetaan, että yritys suunnitteli liiketoimintakäytännön, joka noudatti sen sisäistä hyväksymisprosessia.
Muutospyyntöjen hallitsemiseksi monet yritykset suunnittelevat lomakkeen, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Esimerkiksi muutospyyntölomake vaatii tyypillisesti pyynnön esittäjän nimen ja hänen nimensä, pyynnön järkevän liiketoiminnan, vaadittavat toiminnot ja yleiset vaikutukset. Mukana on myös vastuussa olevien henkilöiden nimet, jotka testaavat ja hyväksyvät muutokset. Vastaanotettuaan ja tarkistettuaan lomakkeen järjestelmänvalvoja antaa seurantanumeron pyynnölle.
Järjestelmästä tai hankkeesta vastaava henkilö tarkistaa nyt pyynnön tiedot ja laskee tarvittavat resurssit, ajanvarauksen ja muutoksen toteuttamiseen liittyvät kustannukset. Prosessin aikana pyynnön esittäjältä saatetaan vaatia kysymyksiä tai selvennyksiä. Nämä tiedot sisällytetään muutospyyntölomakkeeseen.
Jos kustannukset hyväksytään, pyyntö lisätään tyypillisesti muiden muutospyyntöjen priorisoituun luetteloon osana muutoksenhallintaprosessia. Työ osoitetaan tietylle alueelle, joka ottaa yhteyttä järjestelmän tai projektipäällikön kanssa selventääkseen vaatimukset ja tehdäkseen tarvittavat muutokset. Tietotekniikkaympäristössä nämä muutokset tehdään testausjärjestelmässä. Testaajien vastuulla on varmistaa, että muutokset täyttävät alkuperäiset vaatimukset eivätkä aiheuta negatiivisia tuloksia. Kun testaus on suoritettu onnistuneesti, muutokset siirretään tuotanto- tai reaaliaikaiseen järjestelmään. Kaikki tämän muutoksen seurauksena syntyneet ongelmat tai uudet ongelmat tarkistetaan, ja ne voivat johtaa uusiin muutos-, testaus- ja käyttöönottosykleihin.