Muutos on nykyään enemmän osa liiketoimintaa kuin koskaan ennen, ja se on jatkuvaa. Muutosjohtamisteorian tarkoituksena on auttaa työntekijöitä, johtajia – ja laajemmin itse yritystä – sopeutumaan helposti hyödyllisiin muutoksiin. Tämä voi olla vaikea tehtävä, jos työntekijät eivät henkilökohtaisesti pidä muutoksen arvoisena. Muutosjohtamisteorian tarkoituksena on sovittaa organisaation kiinnostus muutokseen kaikkien jäsentensä etujen kanssa.
Tietyssä tilanteessa muutos voi liittyä vahvemmin organisaation rakenteeseen, tekniikkaan tai strategiaan tai se voi keskittyä henkilöstön asenteisiin ja käyttäytymiseen. On yleistä, että merkittävä muutos jollakin näistä alueista edellyttää muutosten soveltamista myös useimmilla muilla aloilla. Muutoksenhallintateoria tarkastelee, miten tällaiset tarpeelliset muutokset voidaan tunnistaa ja synkronoida. Jos esimerkiksi luodaan uusi intranet yrityksen sisäisen viestinnän parantamiseksi, työntekijöiden on saatava koulutusta järjestelmän käyttämisestä-rakennemuutos-ja heidän on myös viihdyttävä uuden tekniikan-asenteiden ja käyttäytymisen suhteen.
Koska tekniikoiden ja paperilla työtehtävien ja yrityksen tavoitteiden muuttaminen on helpompaa kuin ihmisten mielen muuttaminen, muutoksenhallintateoria käsittelee usein keinoja vastustaa muutoksen vastustusta. Vastarintaa esiintyy monista syistä. Joissakin tapauksissa ihmiset pelkäävät vain muutoksia, peläten, että he eivät pysty pysymään perässä ja että uusi tapa tehdä jotain voi olla vaikeampaa. Joskus sillä ei ole mitään tekemistä vaikeuksien kanssa; muutokset helpottavat usein työtä, mutta muutos on edelleen haluton omaksumaan emotionaalista tasoa. Työntekijä, joka on vuosien ajan kirjoittanut, allekirjoittanut, leimaillut ja toimittanut muistioita kollegoilleen, saattaa tuntea olonsa järkyttyneeksi nähdessään, että tämä prosessi-ja laajemmin osa hänen työstään-on vanhentunut uuden sähköpostimuistioiden järjestelmän ansiosta.
Ihminen voi olla kaikkein mukautuvin olento planeetalla, mutta hän voi silti olla itsepäinen. Lausunnot, kuten “se vain ei tunnu oikealta” ja “Voin tehdä sen kaksi kertaa nopeammin vanhaan tapaan”, ovat yleisiä ja osoittavat tämän tavan, jolla on tapana pitää asiat tuttuina. Ihmiset hyväksyvät muutoksen, kun he ymmärtävät sen arvon eivätkä koe, että se devalvoi kaiken, mitä he pitävät tärkeänä. He voivat tuntea, että vanhempi tapa tehdä asioita on tärkeä useista syistä aina vilpittömästä uskosta, että vanha tapa on parempi, uskollisuudesta edeltäjiä ja perinteitä kohtaan.
Muutoksenhallintateoria edistää viestintästrategioita, koulutusohjelmia ja kuulemisia keinona voittaa henkilöstön epäilyt ja pelot. Yksi keskeisistä muutoksenhallinnan periaatteista on, että kaikki henkilöstön jäsenet pidetään ajan tasalla ja heidät tuntevat olevansa osa muutosta koskevia päätöksiä. Organisaatioiden johtajat voivat toisinaan tuntea olonsa ylivoimaiseksi mahdollisuudesta toteuttaa suuria muutoksia. Muutoksenhallintamenetelmiin erikoistuneita konsultteja kutsutaan joskus opastamaan heitä prosessin läpi.