Muutoskoordinaattorin ensisijainen tehtävä on koordinoida meneillään olevan projektin tai suuren järjestelmän muutoksia koskevien asiakirjojen kulkua. Voidakseen menestyä tässä roolissa hänen on oltava yksityiskohtiin keskittynyt, nautittava työskentelystä monimutkaisissa projekteissa ja oltava erinomaiset monitehtävät. Muutoksenhallinta on muutosten hallinnan ja hallinnan prosessi, ja tämä asema on kriittinen tässä prosessissa.
Muutoskoordinaattoriksi ryhtymistä varten ei ole erityistä koulutusohjelmaa. Sen sijaan valtaosa työnantajista edellyttää muutoskoordinaattorilta, että hän on suorittanut muodollisen toisen asteen koulutuksen vastaavalla alalla. Tämä voi sisältää kirjanpitoa, liiketoimintaa, hallintoa tai tietojärjestelmiä. Nämä ohjelmat voidaan suorittaa joko yliopiston tai yhteisön korkeakoulutasolla, ja ne kestävät yleensä kolmesta neljään vuotta kokopäiväistä opiskelua.
Muutoskoordinaattorin kolme päätehtävää ovat muutoksenhallintaprosessin toteuttaminen, liiketoimintaprosessin suunnittelu sen tueksi ja sen noudattamisen varmistaminen. Prosessin yksityiskohdat vaihtelevat, mutta aina on henkilö, joka pyytää muutosta, projektipäällikkö, joka on vastuussa pyynnön tarkistamisesta, ja ilmoitus työryhmälle pyynnön tilasta. Useimmat yritykset suunnittelevat moniosaisen lomakkeen tai sähköisen työnkulun hallitakseen tätä prosessia.
Muutoksenhallinnassa on oltava kaksi näkökohtaa, jotta se toimisi kunnolla: pyynnön dokumentointi ja asianmukainen hyväksyntä. Pyyntöasiakirjoissa on oltava todellinen muutettava kohde, pyynnön järkevä liiketoiminta sekä pyynnön luontaiset hyödyt ja riskit. Kaikista muutoksista on oltava selkeä hyöty, joko parantamalla prosessia tai korjaamalla ongelma.
Hyväksyntäprosessi on olennainen muutoksenhallinnassa, ja muutoskoordinaattorin vastuulla on varmistaa, että asianomainen henkilö hyväksyy kaikki pyynnöt. Vaatimalla ylemmän henkilöstön hyväksyntää kaikki pyynnöt on selitettävä johtoryhmän jäsenelle, jolla voi olla erilainen näkökulma ja joka näkee lisäriskejä tai hyötyjä. Lisäksi tämä prosessi vähentää riskiä, että henkilöstö pyytää muutosta, joka vähentää sisäistä valvontaa.
Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen on tärkeä osa muutoskoordinaattorin roolia. Hän on vastuussa muutosten seurantanumeroiden myöntämisestä ja projektisuunnitelmien tarkistamisesta varmistaakseen, että kaikkiin muutospyyntöihin on määritetty numero. Lisäksi on tärkeää vahvistaa, että hyväksyjä on vastuussa alueesta, johon muutospyyntö vaikuttaa. Esimerkiksi lattiapäällikön ei pitäisi voida hyväksyä keskusrahoitusjärjestelmää koskevaa muutospyyntöä, koska hän ei ole vastuussa kyseisestä alueesta.