Yksi kaikkien toimivien myyntisaamisten hallintaohjelman keskeisistä elementeistä on tarjota määräajoin raportteja, jotka osoittavat asiakkaille toimitettujen tavaroiden ja palvelujen maksamattomien laskujen ikääntymisprosessin. Myyntisaamisten ikääntymisprosessi on tapa, jolla nämä raportit kootaan ja toimitetaan organisaation asianmukaisille virkamiehille.
Myyntisaamisten ikääntyminen on arvokas osa yrityksen toimintabudjetin järjestämistä. Asiakkaiden nykyisten maksutottumusten ymmärtäminen ja niiden sovittaminen yhteen yrityksen jatkuvien tulojen tarpeen kanssa, jotta se pystyy täyttämään maksamattomat velvoitteensa, auttaa varmistamaan, että organisaatiolla on määräaikaan mennessä varat käyttökustannusten hoitamiseen. Ilman jatkuvaa valppautta yrityksen tulovirtaan on mahdotonta rakentaa ja työskennellä vakaalla budjetilla.
Jos yrityksesi esimerkiksi laskee asiakkaitaan kolmenkymmenen päivän ehdoilla, mutta suurimmat asiakkaat maksavat jatkuvasti lähemmäs neljäkymmentäviisi päivää, on järkevää varmistaa, että maksuehdot varmistetaan myyjille, jotka heijastavat tätä liiketoimintatodellisuutta. Jos halutun maksuajan ja useimpien asiakkaiden käyttämän keskimääräisen maksualueen välistä eroa ei tiedetä, yritys kärsii käyttöpääomasta, koska se teki velvoitteita, joita se ei pysty täyttämään hyväksyttävässä ajassa. Tämä vaikuttaa negatiivisesti suhteeseesi myyjiisi, mikä puolestaan voi vaikuttaa kykyysi toimia ja palvella asiakaskuntaasi.
Toiseksi myyntisaamisten ikääntyminen on erinomainen työkalu suhteiden vahvistamiseen asiakkaiden kanssa. Jos määräaikaisraportista käy ilmi, että kanta -asiakkaalla on erääntynyt lasku yhdeksänkymmentä päivää, mutta hän on maksanut jopa XNUMX päivää sitten lähetetyt laskut, tämä on tilaisuus ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja kysyä laskun tilasta. Usein lasku on saattanut olla yksinkertaisesti väärin, ja maksu voidaan leikata heti, kun ongelma on ilmoitettu. Tällaiset kohteliaat kyselyt eivät olisi mahdollisia, jos myyntisaamisten tarkkaa vanhenemista ei pidetä yllä.
Siirryttäessä askeleen pidemmälle, myyntisaamisten ikääntyminen voi auttaa osoittamaan, milloin saattaa olla aika katkaista suhde asiakkaan kanssa. Jos ikääntymisraportti osoittaa johdonmukaisesti, että asiakkaalla on vaikeuksia laskujen maksamisessa ajoissa, voi olla aika tarkastella yrityksen taloudellista tilaa. Monet yritykset käyttävät myyntisaamisten vanhenemista määrittääkseen, onko jonkinlainen tutkimus tarpeen. Esimerkiksi asiakas, jolla on jatkuvasti laskuja yhdeksänkymmenen ja sadan kaksikymmentä päivän välillä ennen maksujen suorittamista, saattaa hyvinkin olla taittumassa.
Sen sijaan, että jatkaisit palvelujen tarjoamista, jotka on lopulta poistettava luottotappioina, käytä myyntisaamisten ikääntymistä tällaisen ongelman välttämiseksi. Ilmoita asiakkaalle, että yrityksesi ei pysty tarjoamaan muita palveluja, ellei maksamatta olevia saamisia ole saatettu ajan tasalle ja jos on tehty jonkinlaisia ennakkomaksujärjestelyjä tulevaa käyttöä varten.