Tunnetaan myös nimellä työpöydän jakaminen, näytön jakaminen on mahdollisuus antaa muiden suojatun yhteyden sisällä olevien nähdä tietokoneen työpöydän nykyistä sisältöä. Tämän tyyppinen etätyöpöytäyhteys on usein hyödyllinen verkkoneuvottelusovelluksissa, koska sen avulla moderaattori tai konferenssin johtaja voi sallia muiden osallistujien tarkastella dokumenttia tai esitystä, jonka johtaja näyttää parhaillaan työpöydällään. Näytön jakaminen mahdollistaa työpöydän näyttämisen ja myös opastetun verkkokierroksen tekemisen, jolloin muut ihmiset voivat katsella konferenssin valvojan selaavan eri verkkosivustoja tai jopa osoittavan hakukoneen toiminnallisuuden.
Näytön jakaminen eroaa jonkin verran muista sovellusten jakamismuodoista, koska osallistujien ei yleensä tarvitse ladata tai tallentaa välimuistiin mitään tiedostoja ennen verkkoneuvottelun alkua. Yleensä tarvitaan vain Internet -yhteys ja kirjautumistiedot osallistuaksesi online -konferenssiin. Käytetystä neuvottelualustasta riippuen yhteensopivien eri selainten versioilla voi olla joitain rajoituksia. Tämä tarkoittaa, että osallistujien on ehkä päivitettävä tietyn selaimen uudempaan versioon voidakseen osallistua kokouksen näytönjako -osaan.
Yksi näytön jakamisen eduista on, että isännän tai valvojan ei tarvitse lähettää tiedostoja tai ohjeita esitysten lataamiseksi ennen kokousta. Isännät voivat työskennellä esityksen sisällön kanssa konferenssin alkamisaikaan saakka, mikä helpottaa kaikkien viime hetken tarkennusten hallintaa. Tämä voi olla erityisen tärkeää silloin, kun verkkoneuvottelun aiheena on jonkinlainen kehittyvä tilanne, jonka yritys kohtaa, tai kokouksen kannalta olennaiset tiedot saapuvat isännälle vasta viime hetkellä.
Vaikka näytön jakaminen on erittäin hyödyllinen verkkoneuvottelutyökalu, on tärkeää muistaa, että kokouksen aikana osallistujat voivat nähdä kaiken, mikä näkyy isännän työpöydällä. Vaikka jotkin näytön jakamistyökalut sisältävät ominaisuuden, jonka avulla voidaan estää kaikki paitsi yksi työpöydän osa katsomasta, useimmat mallit antavat osallistujille mahdollisuuden nähdä koko työpöytä aivan kuten isäntä näkee näyttöalueen. Tämän vuoksi isännän tai johtajan on erittäin tärkeää sulkea sähköpostilaatikot ja muut tiedostot, jotka eivät liity kokouksen aiheeseen. Näin minimoidaan mahdollisuudet näyttää vahingossa jotain, mikä ei ole sopivaa kokoukselle ja mahdollisesti kiusata johtajaa tai muita osallistujia.