Ostotilaus on ostositoumus, laillinen asiakirja, jonka ostaja antaa myyjälle. Ostotilausprosessi alkaa yksilöivällä numerolla ja asiakirjalla, joka esittää kaikki ostoprosessin näkökohdat. Ostotilauksen sopimusehdot voivat sisältää rahtia, toimituspäivää, hintaa, tavaran kuvausta, maksuodotuksia ja monia muita.
Suuret tai pienet valmistajat, jotka haluavat rajoittaa varastotilannetta varastossa, odottavat asiakkaan ostotilausta aloittaakseen tilauksen täyttämisen. Ostotilausprosessi alkaa ostajan myyjälle lähettämällä asiakirjalla, jossa esitetään tuotteen odotukset ja toimitusehdot. Valmistaja antaa tyypillisesti myyntitilauksen, joka on vahvistus näistä odotuksista. Jos ostotilaus ja myyntitilaus vastaavat toisiaan, tämä rajoittaa molempien osapuolten vastuuta, koska ostotilaus on oikeudellisesti sitova ostosopimus.
Kun myyntitilaus on luotu, valmistaja voi aloittaa tilauksen käsittelyn. Tämä voi sisältää materiaalien ostamisen, työvoiman vuokraamisen ja laitteiden muuttamisen. Ostotilausprosessi suojaa valmistajaa siltä varalta, että ostaja päättää luopua myynnistä sen jälkeen, kun myyjälle on aiheutunut kuluja. Ostaja on myös suojattu tällä prosessilla, koska sillä ei ole velvollisuutta hyväksyä tai maksaa tavaroita, jotka eivät täytä asiakirjassa esitettyjä odotuksia.
Ostotilausprosessi auttaa myös virtaviivaistamaan tilaamista luetteloimalla kaikki tai useimmat tilausprosessiin liittyvät muuttujat. Näitä ovat kauppatavaran kuvaus, odotettu päivämäärä, tarkka hinta, maksuehdot ja jopa se, mikä osapuoli on velvollinen maksamaan rahtikustannukset. Tämä prosessi on erityisen korvaamaton tuonnissa tai viennissä, koska monista termeistä on tullut yleismaailmallisia ja muiden maiden helposti tunnistettavissa.
Monet valmistajat käyttävät ostotilauksia kassavirtabudjettien suunnitteluun kuukausia tai jopa vuosia etukäteen. Sykli ostotilauksen antamispäivästä toimitushetkeen ja maksun vastaanottamiseen voi olla melko pitkä. Yrityksen on suunniteltava menonsa sen mukaisesti, jotta se voi täyttää lyhyen aikavälin käteistarpeet, kuten palkanlaskennan.
Kun ostotilaus on annettu ja myyntitilaus on kuitattu, työ alkaa. Prosessi päättyy tavaroiden toimittamiseen ja laskun antamiseen, vaikka jotkut valmistajat vaativat maksun kokonaan tai osittain ennen toimitusta. Kun kauppatavara on hyväksytty ja lasku maksettu, ostotilausprosessi on valmis.