Keräyslähetys siirtää rahtimaksut vastaanottajalle sen sijaan, että ne olisivat lähettäjän vastuulla. Tällaiset lähetykset lähetetään usein niin sanotuilla rahtikuljetuksilla (FOB) ehdoilla, joissa myyjä sitoutuu maksamaan lähetysten siirtämisestä satamaan ja alukselle aiheutuvat kulut, mutta ostaja vastaa kaikesta muusta. Toimitusehdot on yleensä kuvattu myyntisopimuksissa ja sopimuksissa varmistaakseen, että jokainen osapuoli on tietoinen odotuksista. Kiistatilanteissa tämä dokumentaatio voi auttaa ratkaisemaan ongelman.
Keräilylähetyksen ehtojen mukaan myyjä tai edustaja on vastuussa pakatun lastin vastuullisesti, tukeviin säiliöihin, jotka kestävät lähetystä, ja kuljettaa ne kuljetusliikkeelle tai järjestää noudon. Suurissa lähetyksissä, jotka on mitattu konttikuormina, yritys yleensä vaatii kuljetuksen satamaan tai rahtipihalle. Kuljettaja voi noutaa pienen paketin yritykseltä asiakkaalle jakelureitillä.
Myyjä vastaa kustannuksista, jotka liittyvät keräilylähetyksen toimittamiseen kuljetusliikkeelle ja sen lastaamisesta tarvittaessa alukselle. Tässä vaiheessa kaikki kulut tulevat ostajan vastuulle. Näitä ovat toimitukseen liittyvät kiinteät kustannukset sekä mahdolliset lisämaksut vakuutuksista, veroista, tulleista ja muista mahdollisista maksuista. Myyjät voivat antaa ostajille arvioita näistä kustannuksista tai tietoja siitä, miten saada ne varustamolta, jotta he tietävät, mitä odottaa.
Merenkulussa käytetty termi ei ole kansainvälisesti johdonmukainen. Yritykset eivät saa viitata “kerätä lähetyksiä”, vaan käyttää termejä, kuten “rahdin nouto” tai muita. Ostajat ja edustajat, jotka eivät ole varmoja vastuustaan, voivat pyytää selvennystä ja yksityiskohtaista keskustelua käytetyistä termeistä. Näin he voivat päättää, mistä kustannuksista he vastaavat, jotta he voivat valmistautua tai neuvotella tarvittaessa. Ostaja voi esimerkiksi pyytää myyjää kattamaan toimituskulut osana neuvotteluja.
Kun tavarat on toimitettu ostajalle ja näyttävät olevan kunnossa, varustamon nettolaskutusehdot alkavat noutaa lähetystä. Asiakkaalla on tietty aika, esimerkiksi 30 päivää, maksaa lasku. Jos ongelma ilmenee, ostajan on kiistettävä lasku ja toimitettava asiakirjat ongelman ratkaisemiseksi. Tämä voi sisältää todisteita siitä, että noutolähetys saapui vahingoittuneena tai myöhässä, mikä tukee väitettä, jonka mukaan lasku on kohtuuton.