Toimistosuunnitteluohjelmisto toimii samalla tavalla kuin monet sisustussuunnitteluohjelmistot, koska se helpottaa kehittyneiden toimistosuunnitelmien ja kaavioiden luomista sekä mahdollistaa perustoiminnot, jotka liittyvät yleisiin toimistotehtäviin. Sen sijaan, että käyttäjät luottaisivat luontaisiin taiteellisiin kykyihinsä ja hallitsijoihinsa, toimistosuunnitteluohjelmisto sisältää mahdollisuuden työskennellä jo olemassa olevista malleista. Siinä on yleensä myös mahdollisuus sisällyttää tavallisia suunnittelukuvakkeita ja -elementtejä vain muutamalla askeleella.
Esimerkiksi arvostettu ja kriitikoiden ylistämä toimistosuunnitteluohjelmisto on SmartDraw 2009. Malleja on olemassa kaikenlaisiin toimistoihin liittyviin toimintoihin, kuten vuokaavioihin, kaavioihin ja kaavioihin, pohjapiirroksiin ja maisemasuunnitelmiin. Kaikissa näissä malleissa ohjelma antaa mahdollisuuden muokata jokaista mallia käyttäjän tarkkojen vaatimusten mukaisesti.
Hyvä ohjelmisto sisältää tyypillisesti syvän kirjaston yleisesti tunnetuista symboleista ja kuvakkeista, jotka näkyvät toimistoympäristössä, ja mahdollisuuden yhdistää nämä kuvakkeet yksinkertaisella ja intuitiivisella tavalla. Esimerkiksi pohjapiirroksen luomiseksi käyttäjät valitsevat symbolin ja asettavat sen sitten oikeaan kohtaan asiakirjassa. Kun toinen symboli on valittu ja se on sijoitettu oikeaan paikkaan, ohjelmisto luo soveltuvat linjat tai “liittimet”, jotka osoittavat kahden kuvakkeen välisen yhteentoimivuuden.
Pohjapiirustusten luomisen ja objektiivisen ymmärtämisen helpottamiseksi ohjelmisto näyttää yleensä suunnitelman kunkin osan parametrit ja mitat. Mitat ovat yleensä muokattavissa vastaamaan erityyppisiä mittauksia. Ohjelmisto ei mittaa vain seiniä, vaan myös pinta -alaa ja tilavuutta. Tämä ominaisuus tukee suunnittelijoita, jotka haluavat suunnitella esimerkiksi mattojen asennusta.
Kalliimmat ohjelmat lisäävät yleensä vaihtoehtoja huonekalujen lisäämiseksi suunnitelmaan, mikä mahdollistaa tarkemmin järjestetyt asettelut ja kaaviot. Toimistot sisältävät enemmän kuin pohjapiirroksia, joten paras suunnitteluohjelmisto sisältää yleensä kyvyn hoitaa muita tehtäviä, kuten verkkotoimintojen kaaviointia. Vielä jäsenneltynä toimistosuunnitteluohjelmisto voi jopa mahdollistaa tietokoneohjelmistokaavioiden luomisen.
Jotkin ohjelmat tarjoavat myös vaihtoehtoja usein esiintyviin toimistotehtäviin. Tämä voi sisältää varaston laskentataulukon luomisen tai projektin aikajanan piirtämisen. Nämä ominaisuudet eivät ole luontaisia kaikille ohjelmille, mutta kalliimmat sisältävät tyypillisesti tällaisia edistysaskeleita.
Toimistosuunnitteluohjelmisto voi olla luonteeltaan minimalistinen, vain aloittelijoiden vaatimat yksinkertaistetut tehtävät, tai ohjelmisto voi olla laaja, mikä mahdollistaa suunnittelun monille toimistoon liittyville projekteille ja tehtäville. Yleensä ero näkyy hinnassa. Parhaan tuotteen valinta riippuu kuitenkin suurelta osin käyttäjien aikomuksista. Useimmissa ohjelmistoissa on yksinkertaisia toimistoasetteluja, mutta lisätehtäviä voidaan käyttää vain kehittyneemmissä tuotteissa.