Toimistotoiminta on Yhdysvaltain patentti- ja tavaramerkkiviraston (USPTO) luoma kirjallinen käsikirjoitus, joka ilmoittaa hakijalle patenttihakemuksensa tilan. Yleensä patenttivirasto nimeää kullekin hakemukselle patenttitutkijan, joka sitten kirjoittaa asiakirjan itse. Hakija vastaa siis asiakirjan vastaanottamisesta sen vastaanottamisen jälkeen.
Huolimatta tai hyväksymästä patenttihakemuksesta toimisto on pakollinen. Molemmissa tapauksissa asiakirjassa mainitaan syyt hylkäämiseen tai hyväksymiseen perusteellisen patenttitutkimuksen jälkeen. Se ottaa myös huomioon tekniikan tason, joka viittaa kaikkiin alkuperäisväitteisiin liittyviin asiaankuuluviin patentti -tietoihin. Hylätyissä hakemuksissa yleisiä syitä voivat olla muun muassa alkuperäisyys tai samankaltaisuus olemassa olevan patentin kanssa. Liian laaja tai liian kapea patenttikuvaus voi myös olla hylkäämisen syy. Harvoissa tapauksissa patenttitutkija voi myös arvioida patenttihakemuksen mauttomaksi tai seksuaalisesti moraalittomaksi.
Osio nimeltä “epävirallisuus” voidaan sisällyttää myös toimistoon. Tämä osa viittaa erityisesti hakijan antamiin tietoihin, ei itse keksintöön. Epävirallisuus käsittelee tilanteita, kuten riittämättömien tietojen puute, kumppaneiden nimien vahingossa jättäminen pois, jos sellaisia on, tai epätyydyttäviä esimerkkejä kohteen käytöstä.
Yleensä toimisto voidaan jakaa kolmeen osaan. Ensimmäinen osa on kansilehti, johon merkitään tärkeitä tietoja, kuten hakemuksen numero, hakijan nimi ja tutkijan nimi. Kansilehdessä on myös määritelty, mihin “taideyksikköön” keksintö voidaan luokitella, kuten koneenrakennukseen, valmistukseen ja tuotteisiin. Sivu sisältää myös tärkeitä päivämääriä, kuten ilmoituksen ja vastausajan, jotka kertovat hakijalle, kuinka kauan hänellä on aikaa vastata toimiston toimintaan.
Toimistotoiminnan toinen osa on yhteenveto, jossa esitetään hakemuksen tila, vaateiden käsittely ja hakemuspaperien arviointi. Kolmas osa on liitteenä oleva tiedonanto, jossa kirjataan yksityiskohtaisesti patenttitutkimus ja syy hakemuksen asemaan. Viestinnän osioihin voivat kuulua tarkastajan korjaukset väärin kirjoitetuista tai jätetyistä sanoista ja hänen syyt keksinnön väitteen hylkäämiseen. Hakemuksen hylkäämisen alla viraston toiminta voi lisäksi mainita patenttilain eri kohdat hylkäyksen perustana.
Hakijan on vastattava toimistoon kuuden kuukauden kuluessa. Jos hakija vastaa kolmen ensimmäisen kuukauden aikana, hänen ei tarvitse maksaa lisämaksuja. Jos hakija ei vastaa kuuden kuukauden kuluessa, hänen patenttihakemuksensa voidaan todennäköisesti hylätä.