Offline -kansiotiedosto on yksinkertaisesti paikka tallentaa tietoja, jotka yleensä löytyvät verkosta, kun käyttäjän tietokone ei ole yhteydessä verkkoon. Tämä tarjoaa etuja siitä, että se voi työskennellä verkosta riippumatta, mutta silti kätevä tapa vaihtaa tiedostoja kyseisessä verkossa, kun yhteys on palautettu.
Windows XP: ssä ja Windows 2000: ssa tarjottava offline-kansiotiedostojärjestelmä on ainutlaatuinen Windows-käyttöjärjestelmien aiemmissa versioissa tarjotusta salkusta, koska se automatisoi tiedostojen lisäämisen, muuttamisen ja poistamisen, kun verkkoyhteys on muodostettu uudelleen. Aiemmin tiedostojen lataaminen ja lataaminen ennen offline -tilaa ja sen jälkeen oli manuaalinen prosessi. Jos käyttäjä unohti tehdä tehtävän, se ei yksinkertaisesti onnistuisi.
Voit määrittää offline -kansion tiedostojärjestelmän Windows XP: ssä siirtymällä kohtaan Oma tietokone ja napsauttamalla sitten “Työkalut” -valikon “Kansioasetukset”. Etsi “Offline -tiedostot” -välilehti ja napsauta “Ota offline -tiedostot käyttöön”. Käyttäjä voi myös käyttää useita muita vaihtoehtoja henkilökohtaisten mieltymystensä perusteella, mukaan lukien synkronointivaihtoehto, kun kirjaudutaan sisään tai pois verkosta tai molempien tapahtumien aikana.
Huomaa, että Windows ei salli offline -kansiotiedoston luomista, ellei nopea vaihto käyttäjien välillä ole poistettu käytöstä. Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä siirtymällä ohjauspaneeliin ja valitsemalla Käyttäjätilit. Valitse sitten “Muuta tapaa, jolla käyttäjät kirjautuvat sisään tai ulos”.
Jotta tiedostokansio olisi käytettävissä offline -tilassa, etsi haluamasi kansio verkkoasemasta ja varmista, että se on jaettu kansio. Avaa se ja valitse sitten “Tiedosto” -valikosta vaihtoehto “Aseta saataville offline -tilassa”. Tämä lopettaa offline -tiedostokansion luomisen ja sallii käytön, kun katkaiset yhteyden verkkoon, kunhan synkronointi on valittu uloskirjautumisen yhteydessä.
Microsoft Outlook tarjoaa myös offline-kansiotiedostoominaisuuden käyttäjilleen, jotka käyttävät Microsoftin Exchange-palvelimen sähköpostitiliä. Useimmilla kotikäyttäjillä on POP3 -tili, joka on määritetty Internet -palveluntarjoajan kautta, joten he eivät voi käyttää tätä ominaisuutta. Niille, joilla on Exchange-palvelimen sähköpostitili, tämä on kuitenkin kätevä tapa hallita sähköpostia offline-tilassa.
Lyhyesti sanottuna offline -kansiotiedosto tekee verkon kanssa työskentelystä helpompaa sallimalla käyttäjän pääsyn verkkotiedostoihin tilanteesta riippumatta. Vaikka etäverkkoyhteydet ovat yleistymässä, voi silti olla tilanteita, jolloin ne eivät ole käytettävissä useista syistä. Offline -kansiotiedosto varmistaa, että työ ei pysähdy, vaikka verkko ei.