Urakoitsijat, rakentajat ja muut rakennusalan ammattilaiset käyttävät arviointiohjelmistoa arvioidakseen rakennushankkeen kustannuksia tarkan tarjouksen tekemiseksi. Arviointiohjelmisto on suunniteltu säästämään kustannuksia määrittelemällä työpaikkoja ja automatisoimalla arkisia tehtäviä tietokantojen avulla. Se myös varmistaa, että mitään tietoja ei jätetä arviointiprosessin ulkopuolelle.
Ohjelmiston arvioiminen voi maksaa paljon rahaa myyjästä ja ohjelmiston ominaisuuksista riippuen. Hyvä arviointiohjelmisto voi kuitenkin säästää urakoitsijan rahaa varmistamalla, että tarjoukset ovat tarkempia, mikä vähentää ylityksiä ja odottamattomia kustannuksia. Se auttaa myös urakoitsijoita parantamaan yleistä tarjousprosessia.
Liian korkeat tarjoukset tarkoittavat, että toinen urakoitsija saa työn, kun taas alhaiset tarjoukset merkitsevät urakoitsijan pienempiä voittoja. Materiaalien yliarviointi voi johtaa siihen, että ostat enemmän kuin mitä työ vaatii. Nämä rahat menevät hukkaan, jos materiaaleja ei voida käyttää toiseen työhön.
Ohjelmiston arvioinnin tärkein etu on tapa, jolla se automatisoi työnkulut. Ohjelmiston mukana tulee tyypillisesti rakennuskustannustietokanta, joka päivitetään kuukausittain tilauksesta. Monet rakentajat pitävät mieluummin omaa tietokantaansa työn kustannuksista, jotta ohjelmisto heijastaa tarkemmin paikallisia kustannuksia ja markkinoiden hintavaihteluja.
Pelkästään materiaali- ja työvoimakustannukset ovat käsillä helpottaa arvioijan työtä. Arvioijat voivat myös käyttää ohjelmistoa työn materiaalien ja työaikojen määrittämiseen. Ohjelmisto ottaa tämän määritelmän ja laskee työn kustannukset työ- ja materiaalikustannusten tietokannasta. Tällä tavoin estimaattorin tarvitsee vain valita tietokantaan määrittämänsä työ ja ohjelmisto hoitaa loput. Tämä minimoi mahdollisuuden, että jokin menettely tai materiaali jää vahingossa pois yhtälöstä.
Toinen ohjelmiston arvioinnin etu on, että sen avulla rakentaja voi tarkastella lopullisia työkustannuksia ja verrata niitä alkuperäiseen tarjoukseen. Tämän jälkeen tarjouksia voidaan tarkistaa tarkemmin. Arvioija voi päättää muuttaa tietyn työn määritelmää ohjelmistotietokannassa vaatimalla vähemmän materiaalia tai vähemmän työtunteja.
Arviointiohjelmisto sisältää usein muita ominaisuuksia, jotka liittyvät erityisesti arvioijan työhön. Se voi tulostaa lainauskirjeen syötteen perusteella. Lisäksi jotkin ohjelmistot voivat toimia taloudellisina ohjelmistoina yrityksen talouden seurantaan. Nämä arviointiohjelmistopaketit on usein suunniteltu urakoitsijalle, joka johtaa pienyritystä.