Ohjelmistosuunnitteludokumentissa esitetään ohjelmiston tekniset tiedot, jotka tarjoavat etenemissuunnitelman kehittäjille. Se valmistetaan ohjelmistojen kehittämisprosessin alkuvaiheessa, ja sitä voidaan muokata muuttuvien olosuhteiden ja tarpeiden mukaan. Tämä dokumentaatio on suunniteltu sisäiseen käyttöön, eikä sitä yleensä levitetä suunnittelutiimin ja asiakkaan toimistojen ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa otteita voidaan julkaista osana tutkimusta tai viestintää yrityksen ulkopuolisten ihmisten kanssa.
Ohjelmistosuunnitteludokumentin osat kuvaavat, mitä tuotteen on tarkoitus tehdä ja miten sen on tarkoitus tehdä. Tämä sisältää ohjelman taustalla olevan arkkitehtuurin sekä kaikki ominaisuudet, jotka kehittäjien on sisällytettävä valmiiseen tuotteeseen. Dokumentaatiossa voidaan keskustella graafisesta käyttöliittymästä ja siitä, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa ohjelman kanssa tarjotakseen ohjelmoijille ohjeita sen edetessä kehitysvaiheissa.
Ohjelmistosuunnitteludokumentin luomiseen voi osallistua useita henkilöitä. He keskustelevat eri tarpeista ja huolenaiheista varmistaakseen, että asiakirja on täydellinen ja että se vastaa tarkasti asiakkaiden tarpeita. Heidän tavoitteenaan on luoda yhtenäinen opas, jota tiimin jäsenet voivat käyttää. Tämä varmistaa kehitysprosessin johdonmukaisuuden, koska kaikki käyttävät samaa viiteasiakirjaa ominaisuuksien suunnittelussa ja toteutuksessa.
Ohjelmiston suunnitteludokumentin lisäksi voidaan keskustella siitä, miten ohjelmiston pitäisi toimia, ja se voi nimenomaisesti kattaa kohdeyleisön. Yritys, joka työskentelee esimerkiksi tieteellisten laitteiden ohjelmistojen hallinnan parissa, voi olettaa, että kuka tahansa käyttäjä on koneeseen perehtynyt tiedemies tai teknikko. Tämä tarkoittaa, että ohjelmiston ei tarvitse sisällyttää teknisen kielen yksinkertaistuksia tai keskusteluja säätimien toiminnasta, koska käyttäjän pitäisi jo tietää tämä.
Sitä vastoin tekstinkäsittelyyn suunnitellut ohjelmistot saattavat tarvita dokumentaatiota ja oppaan käyttäjille, jotka eivät ole yhtä tuttuja tekstinkäsittelyyn ja tietokoneisiin. Se voi olla käyttökelpoinen pakkauksesta joillekin, joilla on kokemusta, mutta sillä voi olla moduuleja, joita ihmiset voivat käyttää, jos he haluavat oppia ominaisuuksista, saada opetusohjelmia tai hakea apua tiettyyn tehtävään. Ohjelmistosuunnitteluasiakirjassa teknisille hankkeille määritetyt parametrit saattavat suositella jättämään pois joitakin asiakirjoja ja käyttöohjeita väitteestä, jonka mukaan ohjelmiston käyttäjät eivät tarvitse tätä, mikä tarkoittaa, että ei ehkä ole syytä sijoittaa aikaa ja energiaa kehittämiseen se.