Osaamisen hallintajärjestelmä (CMS) on työkalu, jota monet yritykset ja organisaatiot käyttävät määrittämään ja parantamaan työntekijän osaamistasoa. Se on yleensä verkkopohjainen tai ohjelmistosovellus, joka helpottaa ja helpottaa sen käyttöä. CMS voi myös tarjota nopeampia tuloksia ja objektiivisemman analyysin työntekijän osaamisesta.
Moderni osaamisenhallintajärjestelmä tunnustaa yksilön ainutlaatuisuuden. Tunnistamalla työntekijän vahvuudet ja heikkoudet se voi luoda jokaiselle työntekijälle räätälöidyn oppimis- ja koulutusohjelman. Järjestelmä ei voi ainoastaan auttaa esittelemään työntekijöitä, vaan se voi myös auttaa yrityksen henkilöstöosastoa palkkaamaan sopivimmat hakijat. Mitä tulee hakijoiden palkkaamiseen, yksi suuri ongelma on ”taitokuilu”, joka viittaa hakijan olemassa olevien taitojen ja tietyn ammatin edellyttämien taitojen väliseen eroon. CMS määrittää arviointitestin avulla osaamisvajeen ja auttaa vähentämään sitä.
Osaamisenhallintajärjestelmää käyttävillä yrityksillä on myös lisäetuna se, että he yhdistävät työntekijän taidot ja tiedot tiettyyn työtehtävään. Yleensä CMS voi luoda työntekijän profiilin, jota voidaan verrata nykyiseen työprofiiliin, jolloin on helpompi päättää, mikä työntekijä sopii parhaiten tehtävään. Järjestelmä voi myös luoda “seurantasuunnittelun”, joka auttaa yritystä määrittämään ehdokkaat, jotka ansaitsevat ylennyksen tai jotka ovat oikeutettuja siirtymään toiseen avoimeen tehtävään.
Se ei ainoastaan analysoi työntekijän tietämystä ja taitotasoa, vaan järjestelmä voi myös arvioida muita ominaisuuksia, kuten tunneälyä (EQ). Yritykset pitävät usein tärkeänä sitä, miten heidän työntekijänsä toimivat keskenään luodakseen ihanteellisen työympäristön. Osaamisenhallintajärjestelmää voidaan käyttää myös henkilöiden ja käyttäytymisen arviointiin, koska ne vaikuttavat hakijan tai työntekijän työtapojen ja motivaatiomenetelmien luomiseen.
Järjestelmä voidaan luoda tavanomaisemmin paperitetuilla asiakirjoilla ja testeillä, mutta tietokoneversio voi olla kätevämpi. Tietokonetietokanta voidaan päivittää nopeammin, jos esimerkiksi työntekijän profiili muuttuu tai yritys määrää uuden käytännön. Se voi myös viedä vähemmän aikaa ja tilaa asiakirjojen jättämisessä. Osaamisen hallintajärjestelmä luo myös avoimuuden ilmapiirin, jossa sekä työnantajat että työntekijät voivat saada asiaankuuluvia tietoja toisistaan ja koko yrityksestä.