Osakekirja on yksityiskohtainen kirjanpito, jota yritys pitää varaston liikkeiden seuraamiseksi. Tämä voi koskea tuotteiden luetteloa tai listausta osakkeista ja niiden omistajista. Tarkoitettu merkitys selviää yleensä asiayhteydestä. Molemmissa tapauksissa tietuetta voidaan käyttää veroilmoituksissa ja muissa tilinpäätöksissä sen lisäksi, että luodaan hyödyllinen resurssi sisäiseen viitteeseen, jossa ihmiset saattavat haluta saada yksityiskohtaisia tietoja nykyisestä varastosta.
Varaston merkityksessä varastokirja kirjaa hyväksytyt ja myydyt tuotteet. Kun lähetykset saapuvat, henkilökunta voi syöttää tärkeitä tietoja, kuten tuotteiden määrän, arvon ja saapumispäivän. Kirjanpito voi sisältää osion, joka merkitään, kun materiaalit saatetaan myyntiin. Myyntihetkellä varastotietoja voidaan päivittää vastaamaan uusia tietoja. Nämä tietueet auttavat yrityksiä seuraamaan varaston liikettä, jotta ne voivat tehdä päätöksiä siitä, mitä ostaa ja milloin.
Yleisemmin tätä termiä käytetään keskustelemaan osakkeenomistajien kirjanpidosta. Osakkeita liikkeeseen laskevien yritysten on pidettävä kirjanpitoa, jossa on ajankohtaiset omistustiedot. Tästä hyötyvät osakkeenomistajat, jotka haluavat olla varmoja, että he ovat rekisteröityjä omistajia, varsinkin jos osinkoa maksetaan yhtiölle kaikille kirjanpidossa luetelluille henkilöille. Lisäksi yritykset saattavat haluta pystyä seuraamaan osakkeiden omistajia havaitakseen trendejä, kuten joku, joka yrittää ostaa määräysvaltaosuuden.
Julkisesti noteerattuihin yrityksiin sovelletaan useita määräyksiä osakkeenomistajien ja suuren yleisön suojelemiseksi. Näihin sisältyvät osakekirjoja koskevat määräykset. Yrityksen on ehkä noudatettava tiettyä muotoa ja sisällytettävä tiettyjä tietoja. Sääntelyviranomaiset voivat pyytää tarkistamaan asiakirjat, kuten varaston kirjanpidon, vahvistaakseen sen paikkansapitävyyden ja etsimään ongelmia, kuten ristiriitoja tai vanhentuneita tietoja. Osakkeenomistajille on myös annettava tietoja rekisteröinnin päivittämisestä, jotta he voivat pyytää yritystä muuttamaan tietoja, kun he ostavat tai myyvät osakkeita.
Yritykset yleensä nimeävät henkilöstön tai osaston hoitamaan osakkeenomistajien viestintää ja hallintoa. Tämä sisältää osakekirjan päivittämisen, kadonneisiin ja varastettuihin todistuksiin liittyvien vaatimusten seurannan ja osakkeenomistajien julkaisemisen pyynnöstä. Niillä, joilla on yhtiön osakkeita, on oikeus tarkastella tiettyjä taloudellisia asiakirjoja, saada vuosikertomuksia ja pyytää tietoja siitä, kuka on tällä hetkellä vastuussa ja missä yritys sijaitsee. Osaston nimeäminen tarjoamaan näitä palveluja voi auttaa lainsäädännön noudattamisessa.